Uno de los factores que todo organizador, bien sea una empresa o un particular, de cualquier tipo de eventos debe tener en cuenta es el de los traslados de todas las personas que participan de una manera u otra en dicho evento. Un error en la planificación de los traslados puede convertirse en una pesadilla y dar al traste con todo el trabajo organizativo previo.

Por esta razón es siempre una buena idea contar con una empresa profesional con experiencia en este sector que nos solucione todos los traslados de nuestro evento. En congresos, meetings, ferias, eventos deportivos o culturales hay que realizar traslados de ponentes, de miembros de la organización, artistas, deportistas, etc. Y por ello es necesario contar con ayuda profesional, una empresa que nos evite problemas a la hora de planificar todos los traslados.

Realizar una reserva online con una empresa de traslados privados siempre nos aporta ciertas ventajas que se verán reflejadas en el éxito de nuestro evento:

1. Comodidad de reserva

La comodidad es, evidentemente, uno de los factores por los que el cliente elige este tipo de servicios: basta con rellenar un pequeño formulario para tener contratado un traslado, sin necesidad de realizar llamadas telefónicas o de intercambiar un sinfín de correos electrónicos.

Ahora bien, si se trata de un evento que requiere varios traslados, la planificación se torna más compleja, por lo que es conveniente contar con una empresa que realice planes personalizados y tenga experiencia a la hora de trabajar con los organizadores del evento para que todo salga a la perfección.

2. Seguridad en las recogidas, traslados y chequeo de reservas

Disponer de una reserva previa nos ofrece la seguridad de que nuestro chófer nos estará esperando en el punto de recogida. Algunas empresas están comenzando a implantar software de control que permite al cliente saber cuál es su vehículo, donde está exactamente y que permite una comunicación constante entre el jefe de tráfico y el cliente para que no se produzca ningún problema a la hora de la recogida.

3. Precio

La gestión de reservas online permite a las empresas de traslados privados ajustar los márgenes y que los precios para sus clientes sean verdaderamente competitivos. Este factor es determinante para empresas o agencias que organizan eventos, ya que les permite maximizar los presupuestos y ofrecer servicios de calidad a sus clientes o a los participantes en un evento a precios adecuados.

4. Ahorro de tiempo

Confiar en una empresa especializada en traslados privados a través de Internet deja más tiempo a los organizadores o agencias para centrarse en otras tareas. Coordinar una serie de traslados una de las pesadillas recurrentes de los organizadores de eventos: vuelos que se retrasan, ponentes que modifican sus recorridos, horarios coincidentes, etc. Por esta razón, la organización de un evento debe dedicar mucho tiempo a coordinar traslados, pero si cuentan con ayuda profesional, este contratiempo desaparece y se podrán emplear más recursos para gestionar otros aspectos de la organización.

5. Experiencia acreditada

Algunas empresas de este sector tienen una larga trayectoria profesional previa al uso de herramientas informáticas con las que se trabaja hoy en día. Tanto gestores como chóferes conocen todos y cada uno de los aspectos de este sector y por eso son capaces de anticipar los problemas, plantear soluciones alternativas y llevar a buen término la planificación y ejecución de un plan de traslados a la medida del cliente.

Por esta razón, es importante elegir la empresa adecuada, ya que eso nos evitará problemas de coordinación que pueden echar por tierra la organización de un evento en la que los tiempos deben ser rigurosos y hay muy poco margen de error.

6. Colaboración en la confección de timings para recogidas

Para que los traslados de un evento sean un éxito de la organización, es necesario que la empresa de traslados privados con la que se vaya a trabajar participe activamente en la confección del plan de traslados necesarios para dicho evento. La empresa de traslados es la que mejor conoce los problemas que pueden surgir y es determinante que participe, junto a la organización, en la elaboración de los planes de recogidas y traslados para que todo el mundo esté en el lugar y a la hora exacta previstos por la organización.

7. Vehículos adecuados a los pasajeros

En la gran mayoría de eventos, tanto si hablamos de congresos o exposiciones como si se trata de eventos culturales o deportivos, los traslados son de gente de cierta relevancia. Por eso es importante tratar a esos clientes adecuadamente: vehículos de alta gama y servicios adicionales VIP, como conexión vía wifi, botellines de agua mineral a disposición del cliente o cualquier otro servicio que la organización o el propio pasajero consideren oportuno.

8. Profesionalidad

Los chóferes asignados están acostumbrados a llevar personas relevantes con discreción y saber estar. Normalmente son profesionales seleccionados por su experiencia y que conducen con suavidad y sin brusquedades. La seguridad de los pasajeros es lo más importante y por eso es importante que los profesionales que llevan los vehículos tengan bien claro que la integridad y la satisfacción de los pasajeros es su máxima prioridad.

9. Vehículos especiales

Cada traslado es diferente y por esa razón una empresa de traslados eficaz debe adaptarse a las necesidades de la organización. La empresa debe disponer de vehículos adaptados para sillas de ruedas, minivans para traslado de grupos o de equipajes voluminosos, sillas para niños, etc. Es decir, que hay que saber adaptarse a cualquier necesidad que los clientes puedan plantear y con tiempo suficiente para que no se conviertan en contratiempos de última hora que acaben afectando a la organización del evento.

10. Reducción de incidencias

Está demostrado que trabajar con empresas de traslados privados reduce al mínimo el número de incidencias que se pueden producir en este campo a la hora de valorar la organización de un evento. Las empresas profesionales conocen el sector y saben valorar de antemano las posibles necesidades de los pasajeros, por lo que los problemas que puedan surgir son mínimos y la mayoría se pueden solucionar sobre la marcha, sin que llegue a afectar al desarrollo del evento.

11. Buena imagen para la organización

Si la organización de un evento cuenta con una empresa especializada en traslados privados va a conseguir transmitir una imagen de profesionalidad a todos los participantes en el mismo. Desde una recogida en el aeropuerto donde el chófer espera a sus pasajeros con un cartel con su nombre y el logotipo del evento hasta el traslado de grupos que participen en la propia organización en minivans pasando por los viajes entre el lugar del evento y los hoteles donde se hospedan los ponentes en coches de alta gama, todos son motivos para que la imagen de la organización salga reforzada y sea valorada muy positivamente por todos los participantes en el evento.

12. Agradecimiento de los invitados

La satisfacción de los participantes en un evento es señal de que todo ha salido bien. Una adecuada gestión de los traslados a través de una empresa especializada que emplea recursos como vehículos de alta gama, servicios personalizados y chóferes con gran experiencia va a suponer que los ponentes e invitados van a quedar satisfechos con la organización del evento. Que determinadas personas puedan hablar bien de nuestro evento es muy importante y nos va a dar mucho prestigio en el sector.



Una vez que tenemos claras las ventajas que reporta a la organización de un evento el contratar a una empresa de traslados privados online, solamente nos queda comparar precios y servicios para que todos los participantes en cualquier cita congresual, cultural o deportiva que organicemos queden satisfechos y podamos apuntarnos un éxito y ganar prestigio como organizadores de eventos.



Imagen destacada cortesía de Alden Jewell bajo licencia Creative Commons.


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Jose Luis Salgado

Sobre Jose Luis Salgado


Periodista de formación, se dedica desde 2009 a trabajar como consultor en Comunicación online en Faidit.com, donde se dedica especialmente a la creación de contenidos orientados al SEO, a la gestión de comunidades en redes sociales y al marketing online. Además es blogger y nos muestra su visión de la realidad, sobre todo de la actualidad política, en su blog Mi patria en mis zapatos. También ha participado en iniciativas que pretenden fomentar la participación ciudadana a través de Internet, sobre todo desde los sectores más alejados del acceso habitual a las tecnologías de la información.