Y es que las mayores utilidades de Google+ son, precisamente, para entornos laborales o colaborativos.

Hace unas semanas, estuvimos comentando acerca de cómo crear círculos para compartir y recibir información.

En un entorno laboral, tenemos un ordenador, con ene programas. Como sabemos, con Google Drive (el antiguo docs) tenemos un espacio de almacenamiento de todo tipo de documentos y además, la posibilidad de crear documentos de forma colaborativa. Y además, calendario, vídeos, fotos, chats… o sea, todo.
Lo que consigue Google+ es crear una capa social a lo anterior y, de paso, facilitar la vida de las organizaciones que necesitan ubicuidad y espacios compartidos. El resto, evidentemente, ya lo teníamos. Sólo que con un correo electrónico saturado y empleado (mal empleado) en conversaciones a doscientos que terminan casi casi en la carpeta del spam o sin contestar.

Hoy vamos a ver qué utilidades para empresas nos ofrece esta herramienta, en resumen: vamos a intentar exprimir a Google+ como a un limón, a ver qué sale 😉

1. Privacidad de las comunidades

Cuando creas una comunidad, puedes elegir el grado de privacidad con el que la quieres: pública o privada. Y, dentro de privada, ¿quieres que se pueda buscar y que la gente pueda encontrarla en los resultados y solicitar entrar? ¿O prefieres que sea invisible?
Estas características no se pueden modificar, así que es importante que tengas claro para qué vas a usar la comunidad y si te va a interesar abrirla a terceros o no (siempre puedes invitarles uno a uno).

Privacidad Comunidad G+

2. Moderadores

Las comunidades pequeñas no suelen necesitar moderación, pero cuando van creciendo es importante que una o varias personas velen por el orden y concierto en las publicaciones, que se aseguren que cada nuevo thread va en el hilo que le corresponde, etcétera.
Se pueden ir añadiendo moderadores en cualquier momento.

3. Entorno asíncrono

Uno de los puntos fuertes de las comunidades, con respecto del correo electrónico o del chat, es que ofrecen un entorno de trabajo y reflexión no inmediato.
¿Quién no ha estado alguna vez concentrado en algo y, de pronto, se ha visto abofeteado por un guasap inoportuno? ¿Quién no ha dejado de contestar algún correo no urgente por haberse visto superado en la línea de correos del día?
Pues, precisamente, las comunidades vienen a ocupar este espacio. Uno se puede conectar un par de veces al día, ver las novedades, ir pensando sobre ellas y contestar en cualquier momento.

4. Organización de las publicaciones

Las publicaciones se organizan en hilos generales de conversación. Se categorizan. Esto es una gran ventaja, por ejemplo, con respecto de los grupos de Facebook, en los que se prima la última publicación frente a cualquier otra cosa y en los que la búsqueda de mensajes es un dolor.
Configuración de la comunidad

5. Notificaciones

Puedes configurar tus propias notificaciones para que llegue un correo electrónico, puedes silenciar las publicaciones de la comunidad, puedes hacer lo que quieras: ¡es totalmente configurable!

6. Eventos

La principal diferencia entre gestionar un evento a través de Google+ o de una comunidad de Google+ y con cualquier calendario tradicional utilizado en oficina (outlook, google mismo) es que se pueden ir añadiendo tareas, comentarios, etc en el mismo hilo del evento en cuestión. Lo que puede ser muuuy útil si lo que estamos es organizando algo en grupo o con equipos de trabajo y no tanto para invitar a una reunión sin más.

7. Google drive

Evidentemente, la integración con todas las funciones de Google es total. Se pueden compartir directamente documentos de google drive (los antiguos docs) con una comunidad. Esto evidentemente incluye pdfs, así que podemos subir cualquier documento a nuestro drive para luego compartirlo en la comunidad y discutirlo con nuestro equipo.

8. Chats, fotos y vídeos

Aunque es evidente que cada vez más gente tiene sistemas de mensajería instantánea en su teléfono, uno de los clásicos es el gtalk, que, como no podía ser de otra manera, está integrado en Google+ y en las comunidades de Google+.
Igual que pasa con los documentos y con los chats, la integración con el resto de elementos de Google es total. Las fotos y los vídeos se pueden subir directamente desde Drive o desde nuestro ordenador o desde una url determinada, para que los miembros de la comunidad puedan comentarlos.

9. Hangouts

Uno de los puntos fuertes de Google+, sin duda, son los hangouts, o quedadas… o vídeoconferencias de hasta 25 personas con una calidad más que aceptable en las que se pueden compartir documentos o el escritorio de trabajo. En oficinas ubicuas son más que interesantes para tener, en un momento dado, esa conversación que no vamos a tener cuando nos encontramos por los pasillos del trabajo. También para incorporar a una reunión a una persona que no ha podido venir o que sólo tiene que estar en uno de los puntos del orden del día. Evidentemente, los hangouts de las comunidades son privados para la comunidad, pero podemos incorporar a cualquier persona a la que invitemos.

10. Buscador

Las comunidades disponen de un buscador interno para cuando ha pasado un tiempo de algo y necesitamos recuperar información valiosa. Todo ello google powered, claro.

11. Afianzar relaciones

Todos tenemos compañeros con los que hablamos con mucha frecuencia y otros con los que coincidimos menos. En una comunidad en la que cada uno aporta su visión de las cosas, afianzaremos las relaciones entre compañeros, descubriremos cosas del trabajo de los demás que desconocíamos y seguramente, también descubriremos que tenemos más en común de lo que parece.

12. Crear equipo

Uno de los principales hándicaps de los equipos de trabajo suele ser la parcelación de las funciones. Es obvio que ésta tiene que existir, pero es muy importante que todos sepan en qué trabajan los demás y en qué consiste su trabajo. Por un lado, porque todos podrán aportar su visión de las cosas y apoyar en la toma de decisiones y por otro, porque ayudará a todo el equipo a engranarse mejor y, por lo tanto, a ser más eficaz.



Estos son algunos de los motivos que veo claros para implantar una comunidad de Google+ en nuestro equipo de trabajo.
¿Vosotros estáis utilizando esta o alguna otra herramienta para estos fines?

Aquí os dejo, además, una presentación de iniciación a Google+:

Y otra, más relacionada con el contenido de este post, para comprender el funcionamiento de Google + en entornos de trabajo y oficinas ubicuas.

Fotografía destacada cortesía de amysept via photopin cc.


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Sobre Cristina Juesas


Cristina Juesas, también conocida como Maripuchi, trabaja como consultora de comunicación. Organizadora y fundadora del TEDxVitoriaGasteiz. Ha sido presidenta del Toastmasters Club Vitoria-Gasteiz, asociación para mejorar las habilidades comunicativas y de liderazgo y ha sido elegida Directora de División para el curso 2017-2018. Autora de la Guía de usos y estilo en las redes sociales del Gobierno Vasco y coautora de Comunicación de Crisis Online. Organiza e-Innobar, un evento socio-tecnológico mensual en Vitoria-Gasteiz. Colabora con la Cadena SER en el programa Hoy por Hoy Vitoria en una sección sobre nuevas tecnologías.