Si cada vez nos cuesta más ganar dinero con el sudor de nuestra frente, más nos cuesta contribuir mensualmente a los gastos de la comunidad en la que vivimos. Y qué decir sobre llevar el control de todo lo que se realiza en nuestro edificio cuando nos toca la Presidencia de la comunidad, teniendo que dar oportunas y exactas explicaciones y detalles a todos y cada uno de los propietarios… ¡un trabajo ímprobo e ingrato!. Para ello, el destino creó la figura del Administrador auxiliar del Presidente de la Comunidad, comúnmente llamado Administrador de Comunidades y Fincas, cuyo cometido, además de Secretario de la Junta de Propietarios, es el de encargarse de todo lo que normalmente huimos cuando nos toca ser Presidentes de la Comunidad.
Pero…¡ojo!, no es nada fácil acertar con un buen Administrador / Gestor de Comunidades y Fincas. Los hay desde grandes y muy ocupados despachos de abogados y asesores, hasta los poco conocidos vecinos freelance, que ejercen su función de forma muy suya y a veces poco clara. Tal como están los tiempos en los que malvivimos, es indispensable encontrar un buen Gestor de Comunidades que sea ágil, trasparente, eficiente y que haga de su trabajo del día a día una herramienta informativa para cada propietario, reportando a medio plazo un ahorro de costes con unos servicios de calidad contrastada que hagan la vida más fácil y… más económica. He aquí una docena de claves para encontrarlo:

1. Precios ajustados

Dada la situación de mercado, y tal como está el patio económica y socialmente, lo primero que debemos hacer es mirar si podemos reducir costes en algún sitio. No por llevar mil años con un gestor de fincas tenemos que seguir pagando una tarifa cara. Busca a quien haya sabido reducir sus propios costes y optimizar sus honorarios para hacerse accesible a cualquier Comunidad de Propietarios.

2. Traje a medida

Para que cuenten contigo y busca a alguien que pueda adaptarse a cada situación y que haga con cada Comunidad administrada su propio traje a medida.

3. Ojo con el presupuesto

De lo que se trata con este “traje a medida”, precisamente, es de elaborar un presupuesto anual personalizado y ajustado a la realidad, a la que se llegará tras un profundo estudios de las necesidades reales de cada comunidad.

4. Los costes

Unos costes que, en la mayoría de veces, están fuera de lugar sin que exista la más mínima sospecha de que se está pagando de más en muchos conceptos, debido a la inexistencia de un control económico eficiente que no se comunica puntualmente a cada propietario.

5. Duplicidades en seguros

Un ejemplo del incrementos de costes es el asunto de los seguros. En la mayoría de las ocasiones advertimos duplicidades e incluso “triplicidades” entre seguros de hogar, de portal y de comunidad general.

6. Contratación de gremios

Otro peligroso “agujero” que provoca habitualmente costes innecesarios es la contratación de gremios sin el suficiente conocimiento del funcionamiento de cada sector. Un Gestor de Comunidades debe utilizar su experiencia para lograr varios presupuestos y obtener el mejor precio sin el mínimo menoscabo de la calidad.

7. Subvenciones

Además de lo anterior, debería intentar lograr las oportunas subvenciones (si las hubiere), consiguiendo las mejores fuentes de financiación en cada momento y controlando con detalle el desarrollo de las obras en la Comunidad de Propietarios.

8. Derramas

Para llevar a cabo cualquier reforma, proyecto o mejora dentro de la Comunidad, además de prever los gastos, hay que calcular las derramas necesarias y controlar el estricto cumplimiento de las obligaciones de cada propietario para evitar la aparición de la molesta figura del moroso. Pero también este control de morosos, aunque penoso, hay que controlarlo y aplicar los procedimientos necesarios para su erradicación, buscando y encontrando soluciones.

9. Transparencia

Un gestor de comunidades tiene que ser transparente, tanto en su gestión como en las cuentas que administra, facilitando puntualmente información a aquel vecino que la solicite.

10. Dirección de reuniones

Las reuniones de propietarios suelen ser caóticas y la gestoría que administre la Comunidad debería hacerse cargo del liderazgo de las mismas utilizando técnicas de mediación para que exista un orden y dar un sentido práctico que ayude de forma fehaciente y efectiva a la exposición de ideas y razonamientos por parte de todos los vecinos.

11. Servicio 24h

Servicio las 24h al día los 365 días del año, para la tranquilidad de todos. Porque nunca se sabe cuándo habrá una urgencia..

12. Visita a los clientes

Que el gestor de la comunidad la visite cada semana sería una buena. Así podrán detectar de forma eficaz cualquier tipo de incidencia y comunicarla en tiempo real al presidente y evitar costes innecesarios.

Estas son doce cosas que deberían hacer las gestorías, ¿cómo ves la tuya?

Foto vía Shutterstock.


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Juan Martín Mas

Sobre Juan Martín Mas


Es Gestor y Administrador de Comunidades y Fincas. Después de los últimos doce años trabajando en una consultora nacional especializada en la optimización de costes y recursos internos de la pequeña y mediana empresa, se ha propuesto verter los conocimientos adquiridos en su actividad de analista al sector de la administración de Comunidades de vecinos.