El mail es una herramienta de comunicación muy poderosa para la industria IT. Es poderosa a tal punto que un mail es suficiente para enterrar vivo a alguien que no cumple o que cumple a destiempo. Sin embargo, se producen un sinnúmero de vicios a la hora de escribir mails que hacen que los correos sean infinitos y que muchas veces no entendamos ni para qué los han enviado.

Quiero destacar una docena de razones en donde la gente utiliza el mail erróneamente y hace que yo lo odie.

1. La gente escribe en Prosa

Hay gente que no ordena lo que escribe, simplemente lo baja de su mente como le viene y termina escribiendo un ‘Corín Tellado’ en donde ya al abrir el correo estamos totalmente desmotivados de todo lo que hay que leer. Consecuencia, sólo el 1% de la gente lo puede llegar a leer y el objetivo de transmitir un mensaje no fue cumplido.

2. Mails largos sin mensaje claro

Este punto es en parte consecuencia del primero. Se escriben mails largos en donde lo terminás de leer y no entendés qué te quisieron decir. Si te estarán transmitiendo una noticia, si tenés que hacer alguna acción, si hay que esperar, si dependemos de otra cosa, ¡nada!

Normalmente esto termina con una llamada telefónica al emisor diciéndole: “No entendí nada lo que me mandaste. ¿Me hacés un resumen?” Y si uno quiere ser un poquito más cruel puede decir algo así como: “¿Ya salió la película del mail que mandaste?”

3. Threads interminables en donde se suma gente

Las discusiones por mail son directamente dantescas. No porque vos hiciste esto y le dijiste a fulano que hagas lo otro (van y suman 3 personas), la otra persona se defiende y para contestar suma a otras 4 personas, jefes de jefes de jefes y así se arma un thread de 50 mails en donde la gente que agregan ya ni sabe de qué se habla.

Se suele cortar con alguien de buen criterio que dice, hablemos entre todos y lo arreglamos.

4. Dar por notificada una noticia en condiciones inhumanas

Me ha pasado, en donde un vendedor tiene un thread de 40+ mails con un cliente y cuando acuerda algo, me sube al loop diciendo “Acá Diego te coordina todo para mañana”. El thread es ilegible y cuando llamás por teléfono al vendedor para ver de qué se trata lo que tenés que hacer en tiempo record, te dicen “¿No leiste los mails? está todo ahí”

5. Los que chatean por mail

Te mandan un mail con el tema: ¿Ya hablaste con Carlitos por el tema del inicio del proyecto? Y ahí empieza directamente un chat por mail. El teléfono realmente resuelve este tipo de cosas, puedo entender que no llames si estás en un lugar en donde no podés hablar, pero ¿llegar a chatear por mail?

6. Los que te twittean su vida por mail

También me pasó que algunos Project Managers me iban reportando minuto a minuto sus vidas. Esto genera un overhead totalmente irrelevante y lo corregía llamando al PM diciéndole: “Si tenés muchos updates para darme, dame uno al final del día; y si todos los updates son de este nivel en donde no me aportan nada, ahórrate la comunicación.”

Está también en nosotros controlar el flujo y calidad de mail que nos llegan.

7. Cuando el mail no tiene un destinatario claro

Esto es típico de persona de área de staff. Manda un mail en donde al ‘To’: le pone 400 personas y el mail dice algo así como: “Hay que hacer x cosa”.

Típico, todos piensan que el owner del mail es otro y por consecuencia nadie lo hace. Por eso tomo como regla general poner el el ‘To’ a una sola persona, y si pongo más de una, en el cuerpo del mail pongo @Juancito, vos tenés que hacer esto. @Carlitos, vos tenés que hacer esto otro. De esa forma no hay dudas quiénes son los owners de las acciones.

8. Cuando terminás de leer un mail y no sabés qué tenés que hacer

Me llegan 400 mails por día en donde dicen: “Hay riesgo que Cachito se vaya de la empresa”.

¿Y qué hago con eso? ¿Qué necesitás? ¿Que hable con Cachito? ¿Vas a hablar vos? ¿Vamos a hablar con la mamá de Cachito? ¿Qué hay que hacer?

Un mail así escrito es tan relevante como un rumor de pasillo. No sabemos qué tenemos que hacer. Siempre contesto con: “No entiendo qué tengo que hacer acá”. Finalmente, me terminan llamando.

9. Pésimo para almacenar info

“El contrato original lo tengo en los mails”. Todo bien con Gmail, pero muchas veces nos pone a prueba buscando información. He pasado demasiados minutos buscando “ese mail” que no nos deja tan expuestos. Seguir procesos CMMI3 es horrible, pero son para evitar este tipo de momentos. El orden en donde se guardan las evidencias es crucial. No arriesguemos perder una disputa por no tener la documentación adecuada, almacenada donde Dios manda.

10. El mail es ambiguo

Es simple, se mandan mails y se comunica mal o de forma ambigua el mensaje. El mail debe respaldar una charla anterior y no ser el único momento en que se baja línea. Hacerlo así, sólo va a generar distintas interpretaciones y terminamos todos los receptores corriendo como gallinas degolladas para distintos lados.

Esto suele pasar cuando las bajadas de línea se quieren suavizar para que el mail no quede agresivo, entonces se termina distorsionando el mensaje generando ambigüedad y confusión.

11. La gente no sabe simplemente qué comunicar por mail

Gente que no sabe realmente qué es lo suficientemente importante como para poner en un mail informando. Se van para los dos lados, o te comentan cosas que son infantiles o directamente no te comunican por mail que se cayó toda una granja de servidores de producción “para no generar mucha alarma”.

Están los que pecan de poner demasiados mails y los que no ponen ninguno, los dos extremos están mal, siempre hay cosas para formalizar por mail, el equilibrio es lo difícil de encontrar.

12. Síndrome del inbox cero

Me vuelvo loco, LOCO, si no tengo el inbox en cero o al menos controlado. Tener una horda de 50 mails sin leer me hacen sentir un parásito. Como consecuencia, termino leyendo mails que el 90% son basura o no me aportan nada, en vez de pensar en cómo mejorar la productividad para que mi Team sea más eficiente o mi delivery sea mejor para el cliente (que es claramente mi objetivo como profesional).



El mail es consecuencia que la gente no sabe comunicar, y la comunicación es algo realmente complejo. Hay muchas formas de decir la misma cosa y hay muchas formas de entender lo que una sola persona dice.

Encontrar un lenguaje en donde se acople a la mayoría con el mensaje, es el gran secreto. Es difícil, depende de los receptores y muchas veces es prueba y error.

Lo que sí es más simple de hacer, es tener algunas buenas prácticas para escribir los mails, pero eso lo podemos dejar para otro post 🙂



Imagen destacada cortesía de gajman via photopin cc


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Sobre Diego Varela


IT Program Manager hace algunos años y trabaja en operaciones hace tantos otros. Hice cualquier cosa en el mundo IT, desde programar, testear, administrar bases de datos, administrar servidores y analizar requerimientos por más de 18+ años. Argentino en muy buena ley, aunque he vivido por acá y allá. Los recepcionistas de los hoteles ya me reconocen de la frecuencias que tienen mis viajes.