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Una docena de razones para usar documentos inteligentes
Acabo de leer el post de mi compañero J.Esteban Mucientes en el que nos ofrecía Una docena de consejos para presentar proyectos a tus clientes y se me ha encendido una luz al leer el punto 11, en el que decía que a él le gustaba presentar los documentos en PDF.
A estas alturas, todo el mundo sabe las ventajas que tiene un documento PDF frente a otras opciones, pero pocos saben que pueden convertir un documento importante, sea PDF o no, en un Smart Document.
Desde 2010, existe Doocuments, una start up de Bilbao, ¿de dónde si no?, que multiplica las posibilidades de cualquier documento de las suites más conocidas como Microsoft Office, Acrobat Reader o Apple iWork.
Pero veamos porqué deberíamos utilizar este tipo de documentos para fines que consideremos importantes:
1. Porque puedes saber si tu documento ha sido abierto, y cuantas veces
El receptor de tu documento no lo sabrá pero, tras su paso “por la nube”, el documento incluirá una “capa” que le añadirá funciones especiales. Algunas de estas funciones limitarán, como luego veremos, ciertos usos del documento, y otras te reportarán información sobre su uso.
Saber si tu documento ha sido abierto, y cuántas veces, te permitirá saber el nivel de atención prestado a tu proyecto, presupuesto, CV, etc. Esta información te será valiosa para negociar después o, simplemente, para decidir cuál es el mejor momento para llamar a tu cliente.
2. Porque puedes saber quién ha abierto tu documento y definir quién lo puede leer
Para los documentos confidenciales es una función imprescindible, si quieres evitar que tu documento acabe en malas manos.
3. Porque puedes saber cuánto tiempo ha sido leído y hasta dónde
Conocer el tiempo dedicado a la lectura del documento te permitirá valorar el nivel de atención de tu destinatario. Saber hasta dónde se ha leído tu documento es importante porque también…
4. Porque puedes ocultar y revelar partes de tu documento
Si tu destinatario no ha llegado a leer ciertas partes de tu documento, está claro que no ha prestado mucha atención a tu proyecto, por lo que quizás no deberías enseñarle “las joyas de la corona”: ofertas, información sensible, listas de precio…
5. Porque puedes saber si tu documento ha sido reenviado y a quién
Los negocios hacen extraños “compañeros de cama”. Si detectas fuga de información de tu empresa, podrías detectar quién es el topo y quién le paga. Por supuesto, también puedes limitar o anular la posibilidad de reenvío.
6. Porque puedes asignar “fecha de caducidad” a tu documento
Especialmente en ciertos sectores las listas de precios y los presupuestos pueden variar de semana en semana o de día en día. Por ello, podría ser interesante marcar una fecha a partir de la cual el documento completo, o parte de él, sea inaccesible.
7. Porque puedes evitar que el documento sea impreso
En documentos confidenciales, pone las cosas un poco más difíciles a los que quieran difundirlos.
8. Porque puedes saber qué partes de tu documento han concentrado la atención
Con el reporte que recibes, puedes saber qué partes del documento han sido más vistas. A partir de ahí puedes sacar conclusiones: si ha sido porque la información era confusa, si han dedicado mucho tiempo al presupuesto, si han estudiado la información de tu empresa…
9. Porque puedes evitar problemas legales al infringir la LOPD
Si algunos documentos enviados por tu empresa como currículum, historiales clínicos u otros que contengan información confidencial no quedan “entre tu cliente y tú”, podrías ser denunciado por infringir la Ley Orgánica de Protección de Datos.
10. Porque puedes obtener un certificado legal de la recepción de tu documento
Algunos documentos de gran importancia pueden necesitar de un certificado oficial de recepción. En algunos casos, esta precaución te puede ahorrar muchos disgustos.
11. Porque es gratis
Antes de comenzar a escribir esta lista, he dudado en hacerla por si fuese a considerarse como publicitaria. Después he pensado en cuánto hablamos de ciertas aplicaciones freemium, y otras no tan free, y he pensado que merecía la pena correr el riesgo, a la vista de las ventajas que se pueden obtener, lo desconocido de estas posibilidades y que probarlo es gratis.
12. Porque es de Bilbao, “ahivalaostia”
Pues sí, muchas veces alucinamos con cosas que se hacen en Silicon Valley y resulta que aquí, bien cerca, también se hacen cosas increíbles.
¿Qué pasa, pues?
Fotografía destacada de francescomucio, con licencia Creative Commons.
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