¿A cuántas reuniones has ido que se han demorado durante horas sin que se llegara a ninguna conclusión? ¿Cuántas de esas reuniones te han parecido una pérdida de tiempo? Seguramente no eras el único al que le estaba pareciendo que hubiera estado mejor aprendiendo piano…
Y es que organizar reuniones es muy fácil, sólo requiere poner a equis gente de acuerdo en un sitio y una hora. Lo difícil es preparar reuniones que sean efectivas… ¡¡si hay hasta cursos para aprender a hacerlas!!
El caso es que no tienen tanta complicación como se pretende, sólo hay que seguir un guión básico y procurar salirse de el lo menos posible.

1. Objetivos

¿Qué quieres conseguir con la reunión? Ten claros los objetivos de antemano y, como mucho, fija dos o tres para una reunión. Vale más reunirse dos pocos organizados que un mucho desorganizado.

2. Participantes

En función de los objetivos que te hayas marcado tendrás que pensar en los participantes. ¿Quieres una reunión técnica? ¿De planificación? ¿De toma de decisiones? Dependiendo de lo que hayas fijado para el primer punto necesitarás convocar a unas u otras personas. ¿Quién puede aportar? ¿Quién tomar decisiones?
En ocasiones es importante informar de las reuniones técnicas a los que tienen poder de decisión, aunque no vayan a tomar parte 😉

3. Buscar día, hora y lugar

Una vez que sabemos quién y cómo, necesitamos saber cuándo. Como vamos a convocar exclusivamente a las personas necesarias, es importante que estén todas, así que puede costarte trabajo agendar a todo el mundo. ¿Te has planteado utilizar Doodle?

4. Duración

Acorde con los objetivos. No tendrá que ser ni muy larga ni muy corta.

5. Asigna roles

Cada participante deberá preparar “su” parte para exponer en la reunión. Es conveniente que conozca el formato en que tiene que estar preparada (presentación, pdf, etc) y el tiempo de que dispondrá para su exposición.

6. Elaborar el orden del día

Que consiste en plasmar en un documento:

  • Propósito de la reunión
  • Fecha, hora y lugar
  • Nombres de convocante y asistentes (incluyendo datos de contacto, en su caso)
  • Puntos del orden del día a tratar, con responsable de la exposición (si es necesario) y tiempo asignado a cada uno.

7. Distribuir el orden del día

Asegúrate de enviar una copia a cada uno de los participantes. Quizá tengas que informar también a algún jefe (bien tuyo o bien de alguno de los participantes).

8. Material para la reunión

Pídele a los participantes en la reunión que te remitan la documentación que han preparado con antelación. Esto te ahorrará tener que perseguirles a posteriori. Además, si procede, podrás realizar copias para el resto de participantes.

9. Tus materiales

Por supuesto, no te olvides de tu propio material que necesites llevar a la reunión en el formato requerido.

10. Lugar de la reunión

Busca una sala adecuada, comprueba que tenga el número de sillas adecuado al número de participantes en la reunión, que tenga equipos audiovisuales (si es que los necesitas), enchufes…

11. “Logística”

Si no hay equipos audiovisuales a disposición y éstos son necesarios, habrá que alquilarlos y asegurarse de que todo funciona correctamente y que sabemos hacerlos funcionar. Probar la microfonía, probar la conexión con internet… En fin, todos los detalles.

12. Extras

Papeles en blanco para tomar notas, bolígrafos, cafés o agua para los asistentes…

Y, a partir de aquí, ceñirse estrictamente al guión que hemos dibujado en el orden del día.
¡Suerte!
La fotografía es de Office, con licencia Creative Commons.


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Sobre Cristina Juesas


Cristina Juesas, también conocida como Maripuchi, trabaja como consultora freelance en temas de comunicación. Organizadora y fundadora del TEDxAlmendraMedieval. Presidenta del Toastmasters Club Vitoria-Gasteiz, asociación para mejorar las habilidades comunicativas y de liderazgo (en inglés). Autora de la Guía de usos y estilo en las redes sociales del Gobierno Vasco y coautora de Comunicación de Crisis Online. Organiza e-Innobar, un evento socio-tecnológico mensual en Vitoria-Gasteiz. Colabora con la Cadena SER en el programa Hoy por Hoy Vitoria en una sección sobre nuevas tecnologías.