El Software colaborativo o también conocido como Groupware se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). El concepto de Groupware está pensado para comunicarse, para cooperar y para coordinar.
Las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo son facilitadas por las tecnologías que tienden un puente sobre las diferencias de tiempo o espacio dentro del grupo.

Algunos beneficios que se buscan al implementar Groupware para el trabajo en proyectos, son la estimulación de la cooperación dentro de una organización y la ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comúnes. Coordina gente y procesos y puede ayudar a definir el flujo de documentos que definen el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto. También proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, de una manera más óptima que el tan mal utilizado para estas tareas, correo electrónico.

Todo este tipo de herramientas que facilitan la comunicación de los equipos y el trabajo colaborativo, pueden oscilar desde grandes ERPs o suites empresariales para grandes empresas y/o proyectos a herramientas más ligeras enfocadas a proyectos emergentes o pequeños equipos de trabajo.

1. Redmine

Es una herramienta para la gestión de proyectos y el seguimiento de errores escrita usando el framework Ruby on Rails. Incluye un calendario y unos diagramas de Gantt para la representación visual de la línea del tiempo de los proyectos. Es software libre y de código abierto, disponible bajo la Licencia Pública General de GNU v2.

Algunas de sus caracteristicas son :
– Soporte de múltiples proyectos.
– Roles flexibles basados en control de acceso.
– Sistema de seguimiento de errores flexible.
– Diagramas de Gantt y calendario.
– Wiki colaborativa para cada proyecto.
– Administración de noticias, documentos y archivos.
– Notificaciones por correo electrónico.
– Integración SCM (Subversion, CVS, Git, Mercurial, Bazaar y Darcs).
– Soporte para diferentes bases de datos (MySQL, PostgreSQL y SQLite).

Se puede extender mediante el uso de plugins, la gran mayoría de ellos escritos por la comunidad.

Puedes probar una demo del producto para hacerte una idea de las capacidades de este software. Este es el software para gestión de proyectos que venimos utilizando en mi trabajo hace tiempo y la verdad es que estamos bastante contentos con su desempeño.

http://youtu.be/aWY3nTVR8vk
 

2. Teambox

Es un proyecto de software colaborativo online, que combina las mejores prácticas en productividad con herramientas propias de redes sociales. Este proyecto trata de cubrir la necesidad de una herramienta de administración de proyectos con capacidades de colaboración y fácil de usar.

Posee integración con Google Docs, Dropbox e integra fácilmente archivos, calendarios y email. Es usado por más de 50.000 compañías globales y es gratuito hasta 3 proyectos.

http://vimeo.com/22566135
 

3. Basecamp

Es una herramineta para la gestión de proyectos online. Basecamp ofrece listas de tareas, gestión de documentos vía web en formato wiki, gestión de hitos, gestión de intercambio de archivos, seguimiento de tiempo, y un sistema de mensajería. Está disponible en una gran cantidad de idiomas.

Hay una gran cantidad de ‘addons’ oficiales y no oficiales, en su mayoría creados por la comunidad, que están disponibles para Basecamp. Existen addons en forma de servicios web (por ejemplo, para la Gestión de Tiempo) y de escritorio o aplicaciones móviles tales como Timy, que permite a los usuarios gestionar su hoja de tiempo fácilmente desde el escritorio o desde el teléfono móvil.

También hay un servicio web y una extensión de Google Chrome llamados cloudHQ, que permite a los usuarios sincronizar los proyectos Basecamp con Google Docs y Dropbox y también editar archivos adjuntos de proyectos para esta herramienta en el navegador.

http://youtu.be/NopMQ6bB4dU
 

4. Do.com

Aunque puede utilizarse desde la web, este software ha sido creado para que podamos incluir nuevos proyectos y tareas desde teléfonos móviles (aplicación para iPhone) y tabletas. Permite trabajar con archivos, notas, grupos de tareas, perfiles, fechas o actualizaciones en tiempo real.

Con un diseño extremadamente limpio e intuitivo y un interface muy logrado en HTML 5, esta herramienta está pensada para poder asignar responsabilidades, adjuntar documentos en cada tarea, mantener el control del estado de los proyectos y tener a un equipo de trabajo colaborando entre ellos sin necesidad de estar frente a un ordenador convencional sino frente a un dispositivo móvil.

5. Wunderkit

6Wunderkinder, los creadores de Wunderlist son los artífices de este gestor de tareas/proyectos en modo social, que nos ofrece una nueva forma de organizar nuestras listas de tareas, proyectos, reuniones pendientes, etc…

Con Wunderkit, se ha tratado de innovar haciendo una aplicación mucho más social para llevar proyectos en colaboración con nuestros contactos. Se pueden crear diferentes espacios para cada uno de los proyectos que tengamos, con un escritorio que nos mostrará toda la actividad e información del espacio en cuestión.

Posee un interface de usuario cuidada hasta el más minimo detalle y sincronización de tareas en la nube.

http://youtu.be/f5mPXClnYdY
 

6. Project-Open

Es un conjunto de soluciones ERP open source para la gestión empresarial orientada a proyectos. Dentro del sistema project-open existen varios proyectos verticales:
project-translation: solución para agencias de traducción.
project-consulting: para consultoras con intranet de plataforma colaborativa, gestión de proyectos, workflow y gestión del conocimiento.
project-agency: solución para agencias de publicidad e Internet, que optimiza la gestión de los recursos internos de la empresa.
project-lifecycle: solución PLM (product lifecycle management) para laboratorios I+D, ingenierías y OEM en empresas de producción industrial.

Algunas de sus principales características son las siguientes:
– Intranet colaborativa para gestionar proyectos.
– Gestión financiera.
– Almacen de ficheros.
– Sistema Wiki integrado.
– Foro colaborativo.
– Bug tracker para acciones correctivas.
– Gestión de la carga de trabajo mediante Gantt Project.
– Workflow.

Es un referente gracias a su amplia comunidad y millares de usuarios y muy popular en países como Alemania.

http://youtu.be/vMPalnakWCc
 

7. Trac

Es una herramienta para la gestión de proyectos y el seguimiento de errores escrita en Python. Su nombre original era svntrac, debido a su fuerte dependencia de Subversion. Es software libre y de código abierto.

Hasta mediados de 2005 estaba disponible bajo la Licencia Pública General de GNU, pero desde su versión 0.9 se distribuye bajo la Licencia BSD modificada.

Algunas de sus características son:
– Permite enlazar información entre una base de datos de errores de software, un sistema de control de versiones y el contenido de una wiki.
– Sirve como interfaz web de un sistema de control de versiones como Subversion, Git, Mercurial, Bazaar o Darcs.
– Posee línea de tiempo con avances de los proyectos, y manejo de flujos de información.
– Utiliza un sistema de plantillas web propio llamado Genshi.

http://youtu.be/73biBqt0yeI
 

8. Jira

Es una aplicación basada en web para el seguimiento de errores, de incidentes y para la gestión operativa de proyectos. Jira también se utiliza en áreas no técnicas para la administración de tareas.

La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Inicialmente Jira se utilizó para el desarrollo de software, sirviendo de apoyo para la gestión de requisitos, seguimiento del estatus y más tarde para el seguimiento de errores. Jira puede ser utilizado para la gestión y mejora de procesos, gracias a sus funciones para la organización de flujos de trabajo.

Jira está basado en Java EE y funciona en varios sistemas operativos. La herramienta dispone también de paneles de control adaptables, filtros de búsqueda, estadísticas, RSS y función de correo electrónico. La flexible arquitectura de Jira permite al usuario crear ampliaciones específicas que pueden incluirse en la ‘Jira extension library’.

La lista de clientes de la empresa comprende numerosas empresas internacionales como SAP, IBM, BMW, Electronic Arts, así como organizaciones e instituciones del Parlamento Europeo, el CERN o la BBC, así como universidades como la de Harvard o la de Stanford. En todo el mundo Jira cuenta con más de 11.500 clientes en 107 países.

A pesar de que Jira es un producto comercial, se dan licencias gratis para proyectos Open-Source, instituciones sin ánimo de lucro, organizaciones caritativas y personas individuales. Así, Jira ha sido usado para el desarrollo de los servidores de aplicaciones JBoss y los Frameworks Spring e Hibernate, así como en numerosos proyectos de la Fundación Apache.

http://youtu.be/MTvEudE4WWA
 

9. TeamLab

Es una plataforma de colaboración y gestión de proyectos bajo el paradigma SaaS (Software as a Service, o software como servicio), gratuito y de código abierto.

Ofrece calendario, gestión documental o un CRM como sistema simple y multifuncional para mejorar relaciones con los clientes y aumentar las ventas. Puede ser una buena alternativa a Google Docs para pymes.

Con TeamLab puedes crear un portal corporativo en minutos (desde su sitio oficial) o si dispones de los conocimientos necesarios, descargar el código y configurar manualmente el servidor y mantenerlo por cuenta propia.

http://www.youtube.com/watch?v=ACa4NmPSF4s&feature=share&list=UUoBtKLCuOxHSr7gA9gZeFBw&index=10

10. eGroupWare

Es una solución de trabajo en grupo vía web, de código abierto. Está escrita en PHP utilizando bases de datos, tales como LDAP, PostgreSQL, o MySQL.

Algunas de sus características son:
– Calendario (programación de horario de grupos, de recursos y de contactos).
– Gestor de contactos con base de datos en SQL o LDAP.
– Cliente de correo integrado tipo webmail usa el protocolo IMAP (FelaMiMail).
– Infolog, una aplicación para tarea y notas.
– Gestor de recursos (inventario) y una herramienta para su reserva integrado en el Calendario del eGroupWare.
– Gestor de archivos.
– Sistema de autor de web con listas de control de acceso.
– Seguimiento de proyecto integrado con el gestor de proyectos.
– Seguimiento de errores.
– Wiki.
– Base de conocimiento.

El equipo principal detrás de eGroupware es de habla alemana y está localizado en Alemania.

11. Open Atrium

Es una herramienta que incluye entre otras utilidades, una wiki, un gestor documental y un gestor de incidencias, Open Atrium es una herramienta open source, altamente personalizable construida sobre Drupal, con una comunidad in crescendo y que, aunque su verdadero potencial se muestra con su utilización dentro de grupos bastante poblados, se adapta también a equipos pequeños.

Construida sobre Apache, PHP, MySQL y un core de Drupal, Open Atrium permite crear distintos grupos de trabajo y añadir usuarios a los mismos. Dentro de cada grupo se pueden disponer de una serie muy interesante de características como calendario, gestor de incidencias, documentos organizados en libros, blogs, un escritorio muy bien organizado e incluso una especie de muro a lo Facebook muy útil para compartir enlaces, trucos y pensamientos.

http://youtu.be/8N7_7CvIWdg
 

12. Google Docs

Los sistemas en línea edición de documentos, tales como Google Docs, permiten crear y compartir fácilmente trabajo en la red. Se pueden crear hojas de cálculo, documentos, presentaciones, formas y dibujos; guardarlos en línea, e invitar a otros a poder editarlos. Estas extaordinarias herramientas de Google, permiten que todo el mundo puede trabajar con archivos y documentos online de manera simultánea.

Aunque no sea una herramienta típica para la gestión de proyectos, la suite de herramientas que proporciona Google Docs, ofrece una forma cómodo y sencilla para la gestión de los inicios de una idea o proyecto, y permite una manera eficaz y gratuita de trabajar colaborativamente.
 
 
Existen en el mercado infinidad de herramientas para la gestión, que pueden cubrir las necesidades de diferentes tipos de proyectos y de muy amplia temática. ¿Qué herramientas colaborativas y para la gestión de proyectos utilizas de manera habitual y cuáles has tenido la oportunidad de probar? ¿Para la gestión de qué tipo de proyectos las utilizas?.
 
Imagen destacada cortesía de ∑ρФ Epo bajo licencia Creative Commons.


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Sobre Óscar Ray


Óscar Ray se dedica al Desarrollo y Arquitectura de Software. De formación científico-tecnológica, empezó en el mundo del Desarrollo de Software hace más de 15 años y ha formado parte de equipos internacionales en proyectos para Deutsche Bank en Frankfurt, EADS en Madrid, BBVA en Bilbao, el Departamento de Tecnologías de la Información del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz o EJIE (Sociedad Informática del Gobierno Vasco). Apasionado por la I+D+i y su aplicación a las Tecnologías de la Información. Organizador de e-Innobar, un evento socio-tecnológico sobre innovación, TICs, redes sociales e internet y de TEDx Almendra Medieval el primer evento con licencia oficial TEDx que se celebra en Vitoria-Gasteiz. Colabora con Cadena SER Vitoria en el programa 'Hoy por Hoy' en una sección sobre nuevas tecnologías en clave local. Biólogo saliendo del armario...