Hablábamos el otro día de las cosillas que no puedes olvidarte cuando organizas un evento. Ya comentamos en aquel artículo que se trataba de eventos pequeños, pensados para unas pocas horas.
En esta ocasión vamos a tratar de un Congreso, unas jornadas, un evento de media o larga duración, probablemente con ponentes que vienen de lejos, con una necesidades distintas tanto de planificación como de financiación y logística.
En los dos años que he organizado Urban Sare, un congreso aniversario del evento que mensualmente congrega a los internautas vitorianos, he aprendido montones de cosas útiles y, como compartir es vivir, pues allá que nos vamos:

1. Con tiempo

Un congreso no se organiza de la noche a la mañana, ni de un día para otro, ni de un mes para otro. Lo ideal es hacerlo con un año de antelación, ir previendo qué queremos hacer, brainstormings mediante, y dando forma a lo que nos apetece.

2. Presupuesto

No es que haya que hacer el presupuesto lo primero, pero dependiendo del presupuesto que te plantees, podrás aspirar a un formato, a unos ponentes y necesitarás menos o más dinero.

3. Formato

¿Jornada de día? ¿Congreso? ¿Con mesas redondas? ¿De qué duración van a ser las conferencias? Si son de 15 minutos, necesitaré un montón de ponentes, si son más largas, seguramente no tantos… ¿Participará el público? ¿Quiero que lo haga?

4. Fecha

Llegados a este punto, os recomendaría que os fijarais si hay algún congreso añejo en las fechas que has elegido: si tu jornada coincide con un FICOD, un CICD, un Nonick, un Medios y Redes, un Internet es tuyo o algo similar, mejor que cambies las fechas. Entre abril y junio y septiembre y noviembre, suelen concentrarse todos los congresos importantes. Piensa si no sería mejor saltarte la norma habitual y poner una fecha atípica.

5. Ponentes

Hay que contactar con la gente con mucha antelación. Cuando digo mucha, digo mucha. La gente tiene agendas y compromisos y muchas veces los adquiere con meses. Cuanto antes tengas confirmados los conferenciantes, mejor para todo lo demás.

6. Dossier

Cuando tengas el formato y la idea de quién va a ser el elenco invitado, tendrás que confeccionar un dossier: de dónde vienes, a dónde vas, qué esperas obtener, qué beneficios reportarás a quien intervenga en tu congreso: económicos, publicitarios o de otra índole. Es tu tarjeta de presentación para ir a pedir dinero…

7. Financiación y patrocinios

Ahora que más o menos ya sabes qué te va a costar. Has contactado los ponentes, sabes su caché, sabes cuánto te van a costar los viajes, las dietas y demás, es hora de calzarse el buzo de pedir dinero. Son tiempos complicados pero no es imposible, siempre que los beneficios sean altos (no es necesario que el ROI sea económico, puede ser de otro tipo). Un patrocinador no necesariamente te dará dinero, pero quizá ponga el vino que se consuma en un descanso, o colabore en la publicidad del evento…

8. Logística del congreso

Hay que buscar un lugar adecuado. Puede variar, dependiendo de las características de la jornada: un salón de actos, una sala de hotel… Pero lo tienes que saber, valorar que la visibilidad, la acústica y los medios sean buenos. También que se ajuste al número de congresistas que vendrán. Tener una sala gigante vacía no queda bien… como tampoco queda bien tener una sala diminuta y gente de pie abarrotando los pasillos.

9. Logística de los ponentes

Hay que comprar billetes de avión, tren. Coordinar su recogida en los aeropuertos o estaciones y sus traslados. Reservar hoteles. Lo mejor es hacerte un croquis, pues unos vendrán un día, otros otro, se irán en días distintos… y es un lío.

10. Producción

Folletos o tarjetones, carteles. Hay que diseñarlos y mandarlos a imprenta. ¿Vas a abrir una web o un blog? ¿Y las redes sociales? ¿Y los medios tecnológicos (microfonía, streaming, backchannel, etc) que se utilizarán durante el Congreso? ¿Están coordinados los patrocinadores? ¿Lo tienes todo atado?

11. Medios y publi

Tienes que pensar si querrás insertar publi en medios tradicionales u online, el tamaño de banners y su diseño. Acordarte de la nota de prensa de presentación del congreso, enviarla a los medios. ¿Harás rueda de prensa? Deberás tener un lugar adecuado para ello. ¿Te vas a anunciar en internet, quizá en Tuenti o Facebook? En fin, que todo es un suma y sigue y un no parar…

12. Manos

Tú sólo no puedes, pero con amigos sí. Tanto en las semanas previas como en el día D, todas las manos son pocas para el trabajazo que te va a tocar. Compensar compensa, pero si tienes ayuda, la agradecerás mucho.

Me dejo alguna cosilla (fijo) por el camino. Pero nada de lo realmente importante. Si tienes una idea y te apetece, ¡adelante!: es una de las cosas más gratificantes que he hecho nunca.

Fotografía destacada cortesía de phylevn via photo pin cc.


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Sobre Cristina Juesas


Cristina Juesas, también conocida como Maripuchi, trabaja como consultora de comunicación. Organizadora y fundadora del TEDxVitoriaGasteiz. Ha sido presidenta del Toastmasters Club Vitoria-Gasteiz, asociación para mejorar las habilidades comunicativas y de liderazgo y ha sido elegida Directora de División para el curso 2017-2018. Autora de la Guía de usos y estilo en las redes sociales del Gobierno Vasco y coautora de Comunicación de Crisis Online. Organiza e-Innobar, un evento socio-tecnológico mensual en Vitoria-Gasteiz. Colabora con la Cadena SER en el programa Hoy por Hoy Vitoria en una sección sobre nuevas tecnologías.