No existe un sistema de productividad personal extensible a una organización o equipo. Al menos no formalmente. Es algo interesante sobre lo que llevo tiempo pensando. He visto cosas aplicables en las metodologías ágiles como SCRUM pero nadie se ha atrevido a enunciar un sistema a nivel organizativo.

Sea como fuere, si las empresas simplemente potenciasen la implantación de un sistema de productividad personal entre sus empleados sería suficiente para ver una mejora importante.

Describo a continuación algunos efectos grupales observados en equipos u organizaciones que se han interesado por implementar un sistema como GTD o buenas prácticas de productividad aisladas.

A ver si alguno de nuestros directivos se interesa y recoge el guante:

1. La organización podría motivar mejor a sus empleados

GTD persigue, en última instancia, que tú como individuo tengas claras tus metas y orientes tus acciones a su consecución de la mejor manera posible.

Las teorías de motivación dicen que es imposible motivar a un empleado si sus metas son contrarias a las metas de la organización en la que trabaja.

Conocer las metas de la organización y que sus trabajadores sean conscientes de las suyas nos permitiría alinearlas y, por tanto, motivarlos. GTD aporta individuos “maduros”. Se requieren organizaciones al mismo nivel de madurez.

2. La organización mejoraría en estrategia y sentido

No debemos confundir productividad con gestión del tiempo pero lo cierto es que a los pocos días de aplicar GTD, aunque sea en su nivel más bajo (control), como trabajador, vas a estar ganando tiempo.

Tener más tiempo implica poder pensar. Levantar la cabeza antes de centrar el balón nos permitirá ver si hay algún compañero libre que marque gol. En toda organización necesitamos gente que haga y gente que piense o momentos diferenciados para ambas cosas. Sin pensamiento no hay perspectiva (misión, visión, valores, metas, objetivos, proyectos) ni personal ni empresarial.

Se reducirían el número de las organizaciones que van como pollos sin cabeza a todos los niveles.

3. La organización optimizaría sus reuniones y recursos

Las técnicas de productividad van a llevarte a mejorar en concreto las reuniones en los siguientes aspectos:
Te vas a cuestionar si la reunión es realmente necesaria o no hay otro medio más económico (en recursos) de resolver el problema que nos ocupa.

  • Te vas a cuestionar si todos los asistentes van a tener un papel activo en la reunión.
  • Te vas a cuestionar la duración de las reuniones, siendo consciente que a partir de la hora la atención cae en picado.
  • Te vas a cuestionar la necesidad de liderazgo en las reuniones lo que conlleva: preparación y estudio de datos previos, puntualidad para empezar y finalizar y el establecimiento de dinámicas de participación (como por ejemplo, los seis sombreros de De Bono).
  • Por último (y lo más importante), te vas a asegurar que de toda reunión se deriven una serie de acciones siguientes y quienes las llevarán a cabo (entrarán en sus respectivos sistemas GTD personales).

Todo lo anterior se traducirá en una mayor efectividad y optimización de los recursos (nos asustaríamos si tradujésemos esto en dinero).

4. La organización mejoraría su comunicación interna

El mero hecho de convertir todo los emails en “accionables”, es decir, cambiar el asunto de los mismos para identificar exactamente qué hay que hacer o qué estamos solicitando que nuestro compañero haga por nosotros supondrá toda una mini-revolución.

Si a lo anterior le sumamos algunas medidas como plantearnos el canal de comunicación adecuado para interrumpir menos a mis compañeros (email, teléfono o presencial), minimizar la gente que va en copia de los correos, esbozar notas con los puntos principales antes de hacer una llamada de teléfono, etc. todo mejorará.

La productividad personal produce un efecto de egoísmo solidario que consiste en no hacer a mis compañeros lo que no me gustaría que ellos me hiciesen a mí.

5. La organización permitiría la creatividad y la innovación

Hay quien cree que aplicar un sistema como GTD implica que todo se vuelva “cuadriculado”. El efecto es el contrario. Cuando es completamente imposible que surja algo creativo es cuando estás asfixiado por las urgencias diarias y no tienes posibilidad de tomarte el más mínimo respiro.

Eso sí, GTD por sí mismo te proporcionará únicamente las condiciones de que crezca la creatividad y se produzca la innovación pero ambos aspectos deben ser trabajados mediante técnicas específicas. Sea como fuere, el “tiempo de calidad” es la semilla necesaria para la creatividad.

6. La organización sería un vivero de proyectos

En GTD cualquier cosa que signifique más de una acción es considerada un proyecto. GTD propone el proceso de planificación natural para gestionar estos proyectos. Con ello tenemos que cualquier persona, ocupe el cargo que ocupe, se va familiarizando con la gestión de un proyecto.

Si bien la manera propuesta por GTD para gestionar un proyecto es básica, ésta puede complicarse tanto como queramos e incluso encajarla dentro de una gestión de proyectos profesional.

Ser el responsable de tus propios proyectos es la semilla del liderazgo.

7. La organización fomentaría la responsabilidad individual

GTD te obliga a pensar en cuáles son tus áreas de responsabilidad (personales y profesionales) dentro de los horizontes de enfoque. Aclarar estas áreas, en lo profesional, sólo puede ser beneficioso para ti y para la empresa. Eso te va a permitir consensuar tus puntos de mejora o determinar dónde deben exigirte responsabilidades y dónde no.

GTD también potencia la coherencia profesional ya que todos los proyectos profesionales en los que estés inmerso deberían caer dentro de algunas de estas áreas. En cierto modo, GTD a nivel corporativo, viene a cubrir de otra forma carencias que los planes de evaluación del desempeño, etc. han venido demostrando desde hace años.

La responsabilidad individual y la coherencia son claves en un sistema como GTD.

8. La organización mejoraría en tiempos de respuesta

Puedo asegurarte que la implementación de GTD unilateralmente, por sí misma, ya mejora los tiempos de respuesta. Las revisiones diarias (o con la frecuencia que necesites) de tu bandeja de acciones “delegadas” derivará en un seguimiento metódico de las tareas que provocará respuestas (o a veces refunfuños y comentarios del tipo “ya está el pesao este..”).

Sin GTD muchas de estas tareas se perdían en el limbo o quedaban en tierra de nadie al ser varias personas a las que se las dirigía y nadie las asumía. Las revisiones diarias y semanales son un “seguro anti-olvido” y una manera de corregir errores en la asignación de tareas.

Lo que no puede medirse no existe y lo que no puede perseguirse cae en el olvido.

9. La organización apoyaría la conciliación laboral

Para David Allen creador de GTD trabajo es “todo aquello que quieras hacer que todavía no has hecho”. GTD, por lo tanto, propone la integración en tu sistema de actividades personales y profesionales. No las diferencia.

El uso de GTD a nivel global en una organización podría ser un paso sumamente interesante a nivel de flexibilizar el modo de consecución de objetivos personales y profesionales y empezar a evaluar el trabajo por los objetivos conseguidos y no por el tiempo que pasamos calentando silla, sin prueba evidente de que consigamos nada.

GTD persigue la consecución de objetivos de calidad, el qué por encima del cómo.

10. La organización fomentaría el trabajo en equipo

GTD promueve el trabajo en equipo mediante el uso de listas de delegación. Las listas de delegación no son listas de encargos del jefe sino listas de acciones que no puedo hacer yo y otro debe hacer por mí.

Si estas listas fueran elementos habituales, los tipos de acción contenidas en las mismas podrían ser perfectamente negociados entre los intervinientes.

Individuos con responsabilidades claras, flexibles y dinámicos son la base de los buenos equipos.

11. La organización gestionaría mejor su conocimiento

La gestión del conocimiento puede comenzar a ser implementada mediante listas de control o checklist donde se describan las tareas a realizar para obtener un resultado determinado. Estas listas, una vez confeccionadas, pueden ser intercambiables entre personas diferentes que requieran hacer una determinada tarea.

Fomentar la transparencia y hacer que los resultados no dependan de personas que se niegan a compartir el conocimiento mejorará nuestra empresa y nos evitará algún que otro disgusto serio.

Compartir el conocimiento reducirá las dependencias de determinados individuos y la insolidaridad en la organización.

12. La organización sería productiva

Hoy en día, en cualquier puesto de trabajo, la eficacia se da por sobreentendida. Lo que marca la diferencia es la eficiencia. La productividad personal aporta un plus a la eficiencia. Ser productivo no es sólo hacer muchas cosas con los mínimos recursos (eficiencia); ser productivo es hacer las cosas que más aportan para la consecución de tus objetivos.

Podríamos decir que ser eficaz es hacer las cosas, ser eficiente es hacer bien las cosas y ser productivo es hacer bien las cosas correctas.



La productividad personal es la suma del control y de la perspectiva: el control nos permite hacer más cosas, la perspectiva nos indica qué cosas hacer.

No me cabe la menor duda de que individuos productivos nos llevan a una organización productiva, con una mayor conciencia y, por ende, unas posibilidades mucho mayores de mejorarse a sí misma día día.



Imagen destacada cortesía de Shutterstock.


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Rubén Alzola

Sobre Rubén Alzola


Rubén Alzola escribe en su blog sobre productividad personal, GTD, comunicación y liderazgo. Aboga por la diferenciación, personal y profesional, como camino único y sin retorno hacia la excelencia. Ha estudiado Ingeniería Informática, Postgrado en Coaching y Liderazgo Organizacional y MBA. Actualmente trabaja como Consultor de Servicio al Cliente.