Para quien no lo sepa, durante el fin de semana pasado se organizó en Valladolid un meetup sobre WordPress. Como fui uno de los dos locos que lo organizó (el otro es Emiliano Perez Ansaldi, que conoceréis de sobra porque escribe también aquí), os quiero relatar la experiencia que es organizar un evento que al final no sólo ha sido un éxito de crítica y público como diría el otro, sino que lo hemos hecho en un tiempo récord. Tres semanas nos han bastado para organizar un evento en el que estuvieron presentes más de 100 personas y en el que en un día completo conseguimos que la gente aprendiera cosas sobre WordPress, muchas cosas, además.

Y lo mejor de todo es que conseguimos conjugar aspectos técnicos y de contenidos, con lo que (yo creo, claro) nos quedó un evento redondo 🙂

1. Propóntelo

Es decir, si eres cabezón, lo vas a conseguir. Ya lo relató Emiliano en la apertura de la jornada, pero lo repito. El tema es tan sencillo como que a Emiliano se le ocurre que algo parecido al WP Marbella se puede hacer en Valladolid. Me lo propone. Le digo que sí (luego que voy puteado de tiempo, claro), valoramos lo que nos puede costar, a quiénes podremos liar para que se vengan, potenciales patrocinadores o colaboradores, una finalidad solidaria (atentos al punto 5) y, sobre todo, tener una ambición para conseguir que esto salga adelante. Ambición desmedida, claro, que no es malo tener ambición. Una vez visto que todo cuadraba, nos poníamos a organizarlo todo.

2. Usa cadenas de favores

Nunca hay que poner en compromisos a la gente, sino proponerles un favor, de tal manera que puedan decir si lo hacen o no lo hacen. Dado que el tiempo es poco y los recursos escasos, se deja claro desde el primer momento cuáles son las condiciones para venir. Y si dicen que no, es que no, tampoco nos vamos a enfadar.

Pero esta cadena de favores no sólo vale para los ponentes, sino también para las empresas que han colaborado. Si decían que no, era que no. Y si decían que sí, lo hacían en función de sus recursos. Que si unos aportan unos regalos para los ponentes, otros cosucas para sortear, los otros dinero, otros monitorización… O el salón de actos que nos cedió el Parque Científico de la UVa. Vamos, que así salen luego las cosas, claro 🙂

3. Busca buenos temas

Realmente esta parte es difícil y más ahora que todo el mundo escribe de todo en sus blogs, habiéndolo probado (o no) casi todo. Pero como teníamos un interés especial en que aprendiera la gente y pudiera ser útil para todo el mundo, tanto para quienes hacen webs y quieren ver una fórmula sencilla para mejorar su trabajo como para aquellas empresas que quieren mejorar su presencia web, decidimos que lo mejor era hacer partes técnicas y otras más de contenidos. Y, por supuesto, hablar de tiendas porque al final, no nos engañemos, esta parte tiene su peso muy muy importante en todo lo que mueve la sociedad 🙂

4. Siempre hay alguien cerca que sabe del tema

¿Nos hacía falta traer gente de allende el océano (Andrés Karp mediante, claro, pero es que lleva años viviendo en España y habla panocho casi nativo xD)? ¿Nos poníamos a pensar nombres que nos fueran a decir que sí o que no? Al final, y siguiendo el 2º punto, tiramos de conocidos y amigos que sabemos que no sólo iban a estar dispuestos a venir, sino que además lo harían encantados. Aunque los de fuera hayan tenido que pasar un fin de semana fuera de de sus casas, que estropeamos el descanso.

5. Implica a los asistentes

Aquí la apuesta fue clara: payos, payas, esto cuesta un dinero que servirá para la organización, pero lo más importante es que queremos devolver algo a la sociedad, así que si queréis entrar la entrada no sólo es el dinero correspondiente sino un kilo de alimentos para donar a la Fundación Banco de Alimentos de Valladolid. Y, mira, al final salieron 211,20 kilos que se duplicarán con la aportación de la Fundación Eroski. No está nada mal, ¿verdad?

6. Organiza todo bien

Como no somos profesionales de esto, tuvimos ciertos desajustes. Que si el sonido no iba bien y no fuimos capaces (ni con ayuda) de hacer que cada sala de los talleres tuviera su megafonía independiente. Que si hacía un calor infernal en una sala porque además era más pequeña y era donde más gente había… Igual no estaba en nuestra mano, pero al final sucedieron esas cosas a pesar de la previsión con la que nos movimos a la hora de hacerlo todo.

7. Crea expectación

Que va a haber sorpresas, que va a haber sorteos, que el evento merecerá la pena… Es decir, mueve los intereses de la gente para que sientan que van a ir a algo que puede ser exclusivo y que si no se dan prisa, se quedarán fuera. Y os aseguro que unas cuantas personas se han quedado fuera. Oye, haber estado más rápido.

8. Si cobras entrada, ofrece a los asistentes más de lo que pagan

En esto hemos tenido mucha suerte, porque hemos contado con muchas colaboraciones que nos han permitido no sólo ofrecer el conocimiento y el tiempo que han dedicado los ponentes a prepararse sus charlas o talleres (cosas que no se valoran tanto como debiera hacerse) sino además muchos regalitos que valen su peso en oro. Desde las tarjetas de Tuenti Móvil, el libro De Twitter al Cielo de Óscar del Santo, los USB de USB Models (que además están en el Parque Científico) o las maravillas que sorteamos de Cascajares, los dulces de La Dulceneta, todo ayuda a que se lleve mejor.

9. Controla los nervios

Aquí hablo por mí. El viernes por la noche estaba con los huevos pegados al culo hablando mal y pronto. Teníamos mucha gente, sabíamos que se nos iba a mirar con lupa y además era una prueba de fuego para demostrar que en Valladolid se pueden hacer cosas que interesan a la gente si se saben mover bien. Y, sobre todo, en el momento en el que está casi todo montado, hay que tener unos nervios de acero para que no se note que por dentro estás con unas ganas de pegar un grito que te deje afónico para los restos. Y, sobre todo, porque si hay que buscar una solución de urgencia para algo, no te vas a bloquear.

10. Crea una red de voluntarios

Esto nos falló. Cierto es que a última hora hemos recibido más que manos que nos han ayudado, pero quizá esto sí lo debiéramos haber hecho al inicio. Menos mal que Alma, Alex, Olga, Lourdes, Roberto y más nombres que me olvido nos echasteis una mano a rematar cosas. Así que para la próxima vez juntaremos un grupetto que nos ayude a escalar en Mont Ventoux de manera más tranquila.

11. Pasa de compromisos

Aquí hablo también por mí. No sé si alguien se habrá sentido ofendido porque se haya enterado del tema posteriormente o no quedaran entradas, pero no es mi problema. Mi problema real es que si me pongo a atender a todos los posibles compromisos que tenga, se me olvidará alguien y, más importante aún, se quedará sin entrada alguien que lo necesite probablemente más. Así que, al igual que en los bares que no se fía, en esta casa se atienden compromisos justos. Si esto os ofende, es porque no debéis nada a nadie… o creéis que no debéis nada a nadie, que es peor que deberlo.

12. En todo momento, mantén la sonrisa

Todo va por dentro, especialmente las frustraciones. Pero eso es problema propio, nunca de los demás. Si alguien viene, se le saluda. Si alguien se va, se le da las gracias. Que hay que hacer esperar a la gente cinco minutos porque el pobre ordenador va como va, se cuenta con una sonrisa y un chistaco. Aunque sea malo.

Así esto es lo que me sale. Pero, sobre todo, lo que me sale es agradeceros a todos los que no he citado aquí vuestro apoyo y, principalmente, a Emiliano por haber liado a este loco que está todo el día despotricando porque en Vallamordor no se hacen cosas pero que cuando le dicen que hay que hacer no sé qué se apunta a un bombardeo. Lo de mi relación de amor-odio tendré que revisarlo algún día porque me va a consumir por dentro, la verdad.


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J. Esteban Mucientes

Sobre J. Esteban Mucientes


Conocido como @mediotic, es consultor freelance, enfocándose en los medios sociales, especialmente mostrar a través de la formación la utilidad de las redes sociales para cualquier tipo de negocio o colectivo colaborando de manera estable con Vital Innova. Escribe en su blog mediotic.info, en el que da salida a temas relacionados con el Social Media y temas de primera ayuda para gestionar redes sociales (aparte de denunciar el humo). Según parece, pertenece a la Junta Directiva de AERCO-PSM. Vamos, que lo mismo te descose un roto que te rompe algo ya cosido. O algo así