Si esperáis un post sobre las aplicaciones con las que hacer vuestras presentaciones, habéis llegado al post equivocado. Sobre ese tema ya hemos hablado en otras ocasiones (con la búsqueda presentaciones tenéis más cosas aparte de este post), así que hoy toca hablar de otras cosas, de los pasos previos a la hora de crearlas.

Y es que para cualquier presentación que hagamos hemos de tener en cuenta muchas cosas, entre ellas el tiempo de preparación que nos va a llevar y que en muchos casos podrá ser hasta de varias decenas de horas si somos exhaustivos o estamos preparando por primera vez una presentación sobre un determinado tema. Porque no se trata de abrir el programa de presentaciones que vayamos a usar y empezar a vomitar nuestras cosas, sino que hay un proceso que seguir y que marcará la diferencia entre la típica chapa y una presentación que la gente recordará. Realmente si leéis blogs como El Arte de Presentar o Presentaciones Artesanas, esto ya lo habréis visto o leído, pero nunca está de más recordarlo. Eso sí, todo esto son experiencias personales.

Y os valdrá para casi todo.

1. Papel y boli

Todas mis presentaciones empiezan con un papel y un boli. El título ya me dice mucho, así que sólo he de definir las 8-10 ideas que transmitiré. Intento no pasar de ese número de conceptos (exceptuando en cursos de 5-10-15 horas) porque hay que mantener la capacidad de atención. De hecho, la principal capacidad de atención que tengo que mantener es la mía con mi capacidad innata de distraerme. Así que cojo un papel y un boli, me siento con el ordenador apagado y fijo ya las ideas que voy a trasmitir. Ni más, ni menos.

2. Software

Sobre esto no voy a añadir mucho, porque para gustos se hicieron los colores, pero sí soy más que fan de usar software sencillo para presentaciones sencillas. Y a ser posible offline. Y cuanto más fácil de trasladar sea la información, mejor. Por eso uso Keynote, no sólo porque voy con mi Mac a cuestas, sino porque genera un único paquete con todos los archivos que has usado (imágenes y vídeos), con lo que no tienes que andar repasando las relaciones de archivos (especialmente con los vídeos) como sucede con otro software.

3. ¿Clase? ¿Conferencia?

No es lo mismo preparar una presentación para un curso de 5 horas que para una sesión de veinte minutos. Eso creo que queda claro. La concreción y claridad que necesitan estas últimas son la base para que posteriormente se pueda abrir un debate, es decir, probablemente nadie te interrumpa. Si la sesión va a superar los 45-50 minutos, estáte preparado para interrupciones o provócalas. Eso demostrará que la gente está pendiente y ayudará a mantener la atención de quien te esté viendo.

4. Tipografías

Si vas por la vida como yo con un portátil, no tendrás ningún problema ya que siempre tendrás la tipografía que quieres usar. O la tendrás cerca para usarla. Si exportas tus presentaciones a pdf tampoco tendrás problema porque se incrustan. Pero si tienes dudas sobre las fuentes que usarás, mejor usa fuentes estándar. Y, por favor, no por repetirlo croe que ha quedado ya claro: no uses más de dos fuentes en toda tu presentación. Es decir, si usas Georgia en los encabezados, puedes usar la que quieras en los textos. Pero, por favor, que sólo sean dos. Es más, si sólo vas a usar una, puedes jugar con los pesos (normal, negrita, black) y los colores (gris, naranja, negro). Pero tampoco uses tantos colorines que parezca la vestimenta de un payaso.

5. Línea de tiempo

Todo lo que cuentes debe llevar una estructura lógica. Es decir, si vas a explicar tu empresa deberás explicar primero la idea de negocio, después cómo surge, cuáles son tus recursos, tus potenciales clientes y por último las cuentas. Si vas a explicar una red social, primero para qué sirve, cómo te das de alta, qué opciones tienes, cómo puedes gestionarla y luego otras cosas más avanzadas como estadísticas, publicidad y lo que se te ocurra. Pero sigue un orden lógico. Incluso si te vas a saltar lo que puede ser un orden lógico, quizá haya una explicación, aunque tengas que darla. Pero evita ir picoteando de aquí y de allí.

6. Transiciones

No soy muy amigo de las transiciones, pero si las incluyo las hago durar normalmente un par de segundos. Nunca más de cinco. Las transiciones pueden servirte para separar secciones, para tomarte un respiro entre diapos o incluso para obligar a tener alguna pregunta antes de seguir. Eso sí, que no sean demasiado efectistas o la gente se quedará más con las transiciones que con el contenido. Ya te lo digo yo.

7. Ensayo, ensayo…

Ensaya siempre tu presentación un par de veces antes de darla. Es más, hasta las compruebo en el último minuto. Pero el ensayo es fundamental. Primero porque ayuda a fijar los conceptos y la manera en que vas a transmitirlos y, además, porque te ayuda a estar preparado en caso de surgir algún problema. O incluso para detectar fallos en la presentación y poder tomarte tu tiempo en las transiciones para respirar.

8. Reutilización

¿Hablas muchas veces sobre lo mismo? Entonces el trabajo duro lo harás una vez. Pero siempre tienes que adaptar la presentación al público al que te vas a dirigir. No es lo mismo dar un curso sobre comunicación online en un máster que a emprendedores, no es lo mismo dar una charla de cinco horas sobre Facebook que contar todo Facebook en dos. Pero como ya tienes el trabajo hecho de otras veces, reutiliza lo que ya tengas, porque te ahorrarás tiempo.

9. Imágenes

Para gustos los colores, pero meter imágenes es importante y útil para fijar conceptos. Que quieres hablar sobre las alabanzas en redes sociales, a mí me viene una animadora con pompones. O el Señor Lobo de Pulp Fiction, si es que vas a hablar del peligro de la autocomplacencia. Busca imágenes alegóricas que te permitan fijar el concepto que quieres transmitir. No llenes sin ton ni son la presentación de imágenes. Al igual que el contenido tienen que tener un sentido. Si no lo tienen, mejor pon un par de líneas de texto.

10. Píldoras

Esas presentaciones llenas de texto están muy bien si trabajas con tu programa de proceso de textos favorito. O si lo vas a llenar de tablas de datos, tu presentación la podrás hacer con la herramienta de hojas de cálculo que uses. Si conoces de lo que estás hablando y de verdad sabes transmitir aquello de lo que vas a hablar, con una frase, una píldora, una galletita de la suerte, tendrás lo necesario para conseguir hablar del tema. Sí, ya sabemos que mucha gente tiene problemas serios de comprensión oral y lectora, pero cuanto más texto metas más posibilidades hay de que no te presten atención a ti, lean lo que pone en la diapo y se pongan a mirar al infinito. Se trata de mantener la atención, ¿recuerdas?

11. Documentarse

Nuevas tendencias, potenciales cosas que en un futuro nos servirán, las típicas preguntas básicas que nos plantean con nuestros vastos conocimientos y que nos dejan fuera de juego. Esos cambios que se dan día sí y día también en cualquier plataforma. Y leer a los mejores. Todo eso hay que hacerlo mientras preparas una presentación. Te guste o no.

12. La presentación es un apoyo

Ya lo he dicho e insisto una vez más: tu presentación no ha de contener todo lo que cuentes. Nunca. La presentación es un guión, una ayuda para contar lo que queramos contar; es más, incluso hay veces en las que no te será necesaria una presentación porque todo lo tendrás en tu cabeza y podrás tener tu charla incluso en una servilleta. Ten en cuenta que lo importante es lo que vas a contar y, sobre todo, a quién vas a contárselo.

Sí, sé que todo esto es muy teórico, pero son todas las cosas que tengo en cuenta a la hora de preparar mis presentaciones para charlas, cursos, etc. Es más, incluso hay una última cosa a tener en cuenta: sea cual sea tu estado de ánimo el día que des una presentación, siempre esboza una sonrisa. Pero eso queda para otra entrada 🙂

Imagen destacada de minifig vía photopin con licencia CC


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J. Esteban Mucientes

Sobre J. Esteban Mucientes


Conocido como @mediotic, es consultor freelance, enfocándose en los medios sociales, especialmente mostrar a través de la formación la utilidad de las redes sociales para cualquier tipo de negocio o colectivo colaborando de manera estable con Vital Innova. Escribe en su blog mediotic.info, en el que da salida a temas relacionados con el Social Media y temas de primera ayuda para gestionar redes sociales (aparte de denunciar el humo). Según parece, pertenece a la Junta Directiva de AERCO-PSM. Vamos, que lo mismo te descose un roto que te rompe algo ya cosido. O algo así