¿Cuantas veces nos topamos con Project Managers dentro de las organizaciones que nos preguntamos realmente quién los contrató? Personas que no pueden llevar proyectos simples con clientes amenos y desde fuera, nos preguntamos por qué esta persona no ha elegido otra carrera.

Eso sucede hasta que nosotros somos quienes entrevistamos a los aspirantes a este perfil, y nos damos cuenta que a diferencia de los desarrolladores; evaluar si un PM tiene experiencia es bastante más complejo.

Por eso les dejo algunas de las consideraciones que tengo a la hora de evaluar una persona para cubrir estos puestos.

1. Presentarse

Debido a mi contexto laboral, los Project Managers que entrevisto necesitan hablar inglés, por consiguiente, les hago siempre la entrevista toda en inglés.

El primer punto que siempre pido es que se presenten como si estuvieran en una Reunión de Comitiva con Gerentes que nunca han visto y que desearon que se los presenten.

Se van a llevar sorpresas, hay gente que no sabe ni decir quién es y pretende manejar proyectos. Cosas simples nos dan señales fuertes.

2. Metodologías de desarrollo con la cuál es familiar

Es un paso obligado. Todas las empresas tienen su metodología de trabajo y es bueno entender si la persona que estamos entrevistando está familiarizado con esa metodología.

Pero no hay que quedarse en “¿Qué metodologías conoces? Hay que indagar y mucho, hay que preguntar sobre el ciclo de vida de desarrollo, sobre distintas partes del proceso, sobre el entendimiento de los términos y sobre distintas implementaciones.

Van a escuchar que dicen: “Sí, nosotros usamos Agile, hacemos Scrums y Plannings” y no tienen la menor idea de lo que están hablando. Recuerden, saber los términos no implica entender la metodología.

3. Hacerlo sentir incómodo durante la entrevista

Esta es una técnica que suelo usar y es de poner nervioso a la persona que entrevisto, por lo menos por un tiempo. ¿El objetivo? Ver como funciona bajo presión esa persona. Por otro lado, si la persona está interesada en ese puesto de trabajo, se va a esforzar por sobrellevar la situación. Si la persona no está interesada, evitará las respuestas o tratará de discutir.

El entrevistado va a actuar exactamente igual con un cliente cuando lo interpele y le cuestione acciones que ha hecho.

¿Cómo ponerlo nervioso o incómodo? Una de las formas, es siendo agresivo con mis respuestas, supongamos que la persona contesta algo que no está del todo armado como para que sea aceptable, entonces ahí corregimos con severidad y dejando en claro quién es el que sabe.

4. Top 3 de mejoras que presentó en sus trabajos anteriores

Paso obligado, pero hay que hacerlo. De esta forma nos damos cuenta si la persona desafía lo que existe en pos de proponer mejoras o simplemente se queda con lo que le dan.

Siempre busco personas que sean creativas y que sean proactivas, entendiendo como desafiaron lo que estaba, puedo ver hasta donde llega la creatividad y la proactividad.

5. Top 3 de los inconvenientes que ha superado

Paso obligado también. Cuando la persona enumera los inconvenientes más difíciles que superó, podemos darnos cuenta del nivel de dificultad con los proyectos que trabajó.

Si todos los ejemplos son de un sólo proyecto, sospechemos que solamente un proyecto le marcó el camino. O bien, ahí había alguien que resolvía las cosas por él.

6. Manejo de comunicación con el cliente e interna

Hay distintos aspectos que reviso en bastante profundidad:

  • Regularidad con la cual se junta internamente a hacer 1:1 con la gente de su equipo
  • Qué cosas revisa en las 1:1
  • Qué hace con el resultado de las 1:1
  • Cómo maneja los mensajes en donde hay que motivar al equipo.
  • Cómo maneja los mensajes en donde hay que retar al equipo para que se despierte.
  • Cómo maneja las felicitaciones y las reprimendas.
  • Cada cuánto se reúne con el cliente ya sea telefónicamente/en persona (es importante si el cliente está en otro país y en otro huso horario).
  • Cómo es la comunicación escrita con el cliente, ya sea reportes semanales, minutas, reuniones de comitiva. Cómo las prepara y cómo las lleva a cabo.
  • 7. Desasignaciones y despidos

    Es una pregunta que hago siempre y es la de si les tocó despedir a alguien. Pero despedir de la empresa, o sea al día siguiente la otra persona está en la calle con el periódico en la mano buscando otro empleo.

    Con esa pregunta busco ver si la persona está preparada para dar malas noticias, muy malas noticias y cómo lo haría.

    Muchas veces la gente no tuvo la oportunidad de despedir a alguien, pero sí la de desafectar gente de su proyecto. De hecho, me resultaría llamativo que un Project Manager no haya desafectado gente de su proyecto.

    En esos casos, ahondo más en cómo detectó que había que desafectar a la persona y cómo lo manejó internamente y con el cliente.

    8. Exponer al candidato en situaciones reales que tengas o hayas tenido

    Mi parte favorita de la entrevista. Conozco muchos Managers que preguntan sobre cómo manejan los números o cómo manejan estimaciones y un sinfín de cuestiones que luego hacen que el Project Manager sea un gran administrador, pero un pésimo Manager.

    En estas situaciones siempre planteo alrededor de 3 inconvenientes que me pasaron y en donde realmente sufrí para resolverlo. Está claro que jamás vamos a poder poner todo el contexto necesario ni enumerar al candidato con todas las herramientas que cuenta para resolver los problemas, pero podemos hacer algo acotado.

    La mejor parte es cuando el candidato empieza a esbozar respuestas y nosotros le vamos agregando complejidad. Por una cuestión de respeto, suelo comentar qué es lo que hice para que no parezca que por medio de entrevistas estoy haciendo mi trabajo.

    9. Métricas

    Hay una pregunta que rara vez me pudieron contestar y es la siguiente: ¿Cómo sabes si tu equipo está rindiendo al tope de lo que puede?

    La respuesta suele ser: Porque nos comprometemos a una fecha de entrega y mi equipo llega con todos los entregables en tiempo y forma.

    MAL. Eso no es una respuesta. Eso sería respuesta si preguntara si tu equipo está llegando a la fecha de entrega, no si está rindiendo.

    Para esto tienen que preguntar sobre métricas. Las métricas de los equipos son las únicas herramientas que nos permiten saber si los equipos rinden al máximo y otro montón de cosas de productividad y de calidad.

    Siempre hay que preguntar sobre métricas, la mayoría de los Managers no mide y eso hace que al no saber fácticamente lo que pasa, se movilice en base de sensaciones y corazonadas. Pueden ser buenas, pero los números, son los números.

    10. Escalado de problemas

    Este es un tema que directamente me pone nervioso. Hay mucha gente que no sabe escalar los problemas cuando los tiene. No los sabe escalar internamente y no los sabe escalar con el cliente.

    Siempre pongo foco en esta parte para entender tiempos de la persona para escalar y formas. Cada persona es distinta, pero con pocas situaciones de stress en la entrevista podemos darnos cuenta.

    11. Seguridad de la calidad del delivery (entrega)

    Otra pregunta que me gusta mucho hacer es ¿Cómo sabes si lo que estás entregando tiene la calidad esperada, ya sea por la empresa en la que estás trabajando, como para el cliente?

    La respuesta en la que todos caen es: “Porque cada vez que entregamos no tenemos errores detectados por ellos”.

    Encontrar que un Project Manager se desprende del concepto de error con calidad, es casi milagroso, pero no imposible. Para ver esto, preguntemos si a pesar de que no había errores, la aplicación estaba a la expectativa de lo que se estaba haciendo, si se siguieron buenas prácticas para programar (como Peer Review, integración contínua, Unit Tests, Test Funcionales, cobertura mínima de Unit Tests, cantidad de errores detectados en la etapa de prueba, etc)

    Y por sobre todas las cosas, preguntemos si la solución que estaban entregando era fácil de usar, intuitiva, respetaba el branding de la compañía o si simplemente era linda a los ojos.

    La calidad, no es solamente que la solución esté libre de errores, la calidad es un conjunto de prácticas puestas juntas para que tanto nosotros como el cliente, esté orgulloso de estar trabajando en esa iniciativa.

    12. ¿Por qué te quieres cambiar de trabajo?

    Esta pregunta, la debería hacer la gente de recursos humanos, y si ya la hicieron, hacedla igual. Entender por qué una persona quiere cambiar de trabajo nos sirve para detectar frustraciones del trabajo anterior y por otro lado, expectativas del trabajo nuevo.

    Nos vamos a encontrar dos grandes vertientes: desafío profesional o dinero. Las personas que directamente dicen en la entrevista que se cambian por dinero, ya sabemos que serán de altísimo mantenimiento.

    La gente que se mueve por desafío profesional, tratemos de entender si la persona tiene condiciones para poder encarar el camino que le podemos brindar en la empresa en la que trabajamos.



    Si el Project Management es un arte, darse cuenta si alguien es buen Project Manager es aún mucho más complejo. No caigamos en la tentación de seleccionar a alguien mediocre porque tenemos un proyecto en apuros. El remedio es peor que la enfermedad. Detectemos buenos Managers, y veamos si tienen potencial dentro de la empresa, que al fin y al cabo, si uno les da la posibilidad de crecer, esa persona, luego se convierte en un ayudante incondicional.



    Imagen destacada cortesía de Avard Woolaver via photopin cc


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    Sobre Diego Varela


    IT Program Manager hace algunos años y trabaja en operaciones hace tantos otros. Hice cualquier cosa en el mundo IT, desde programar, testear, administrar bases de datos, administrar servidores y analizar requerimientos por más de 18+ años. Argentino en muy buena ley, aunque he vivido por acá y allá. Los recepcionistas de los hoteles ya me reconocen de la frecuencias que tienen mis viajes.