Si algo tienen de bueno las redes sociales es que pueden hacer llegar tu mensaje a todo el mundo de manera casi instantánea.

En el caso de un evento, a todo esto se le suma el interés potencial de la gente que por una u otra circunstancia, no pueden estar presentes en el lugar donde se realiza el acto.

Como todo acto de comunicación, debemos prestar mucha atención al antes, durante y después del momento en sí del evento.

Antes

1. Reputación de los speakers

Al igual que ocurre con los combates de boxeo, los partidos de fútbol, etc., si quieres asegurarte una audiencia potencial alta, tu evento debe contar con los mejores speakers. Existen muchos profesionales que son una apuesta segura para tu evento. Son respetados, buenos comunicadores y arrastran consigo, buenas cantidades de potenciales espectadores.

2. Web Oficial

Una vez tengas confirmados a los speakers, tienes que tener montada una web oficial donde se presente la agenda completa del evento, la localización, las formas de llegar al mismo, la biografía de los participantes, etc.

3. Canales oficiales (YouTube, Slideshare, Flickr)

Junto con la web, debes tener preparada una batería de canales con los que comunicar y propagar todos los materiales generados en el evento. No olvides personalizarlos con la imagen corporativa del evento.

4. Presentación oficial del evento

Si tienes la posibilidad de hacer un mini vídeo de presentación del evento mostrando a los speakers contando que se verá en el mismo, los temas que se tratarán, el lugar donde será y la web desde donde se emitirá, no dudes en hacerlo porque tendrá un impacto inmediato y generará expectación en los asistentes.

5. Inscripciones y promoción

Una vez toda la “estructura social” esté montada, debes empezar a promocionar el evento a través de las posibilidades que dan cada una de las redes sociales. Google+ lanzó hace muy poco la funcionalidad de eventos. Y la verdad, es que es una de las mejor conseguidas de todas las redes sociales. Facebook posee los ya conocidos “Events” y Linkedin también tiene el propio.

No olvides que el email también se usa todavía, por lo que utiliza tu base de datos de contactos para enviar un email con los enlaces y la presentación del evento, sin olvidar poner todos los perfiles y los botones de “compartir” para viralizar un poco el mensaje.

Para hacer más sociales las inscripciones, existen multitud de servicios, pero yo recomiendo el de Ticketea. Es muy fácil de configurar y te aporta algunas funcionalidades extra, que te vendrán muy bien a la hora de registrar a los asistentes y verificar su asistencia.

6. Oficialización del hashtag

Es uno de los errores más frecuentes de todos los eventos. Como nadie de la organización establece y publicita un hashtag, la gente se inventa el primero que se le viene a la cabeza. ¿El resultado? 14 hashtag distintos e imposibilidad de seguir una conversación coherente entre todos los comentaristas.
El hashtag tiene que estar presente en todos y cada uno de los materiales relacionados con el evento. No te preocupes de ser un poco repetitivo con este tema. Es muy importante que a nadie se le pase este detalle.

Obviamente, deberás elegir uno que sea corto, fácil de escribir y fácil de recordar.

Durante

7. Atención a las dudas / comentarios

Puede que el evento esté organizado por una entidad o una empresa en concreto. Sea quien sea el encargado de poner la cara por el evento, tiene que estar muy pendiente a las consultas de la gente. Es horrible seguir eventos y ver como se continúan las preguntas de la gente y no hay respuesta “oficial” por parte de los organizadores.

Debes tener a alguien pendiente de las cuentas del evento para que responda casi en tiempo real a todas las inquietudes de la gente.

8. Streaming

Con las posibilidades que existen hoy en día para emitir en vivo tu evento, el que no lo hagas sólo puede tener la justificación de la tarifa de entrada. Pero aún así, te recomendaría que reconsideraras emitirlo de todas maneras.

La gente va a los eventos en persona por otras cosas además de las presentaciones y los discursos de los speakers. El espacio de networking, es uno de ellos. Entonces, no emitir el evento en streaming directo, sólo te perjudicará a ti como organizador, ya que el evento no se podrá ver más allá del espacio físico donde se realice.

9. Interactividad (pantallas)

Por qué estamos en redes sociales? Para compartir esencialmente. Entonces, brindemos la posibilidad que la gente comparta e interactúe. Pantallas emitiendo los tweets de los participantes en la conversación incentiva a que la gente se anime a comentar.

En este post que escribí hace un tiempo te dejo algunas herramientas para este fin.

10. Conexión 1.0

No se acaba el mundo en las redes sociales, por lo que no subestimes todavía el poder de las relaciones 1.0. Prensa, radio y acciones puntuales para unir ambos mundos, te garantizarán una mayor viralización del mensaje.

En el Congreso Beyond Marketing en México, mi amigo Guillermo Perezbolde tuvo la genial idea de dejar una pizarra con un sólo usuario de Twitter y tizas a la mano de las personas que iban entrando al evento. Inmediatamente se transformó en el éxito del evento. Todo el mundo quería apuntar su usuario y sacarse una foto con la pizarra para subirla a sus perfiles.

11. Monitorización del hashtag

Es fundamental que en todo momento estés monitorizando el hashtag del evento (y algunos posibles de la gente que lo haya escrito mal), para responder sus preguntas y resolver sus problemas.

Si no funciona la WiFi, si no saben la dirección del streaming, si no conocen la agenda; lo primero que harán es enviar su consulta con el hashtag, por lo que es importante que ese día estés al pie del cañón desde muy temprano.

Además, si te ayudas de herramientas de monitorización como Topsy, por ejemplo; puedes ver el alcance que está teniendo el hashtag.

Después

12. Distribución del material generado

Si tu evento ha sido un éxito (como casi seguro lo será), puedes aprovechar un poco más el tirón del mismo, emitiendo de a poco los materiales que hayan sido generamos durante el día.

Presentaciones, vídeos, entrevistas, documentos de análisis, … Todo será bienvenido por la gente que ha seguido el evento desde dentro o desde fuera del recinto.

He tenido la suerte de participar como ponente y organizador de unos cuantos eventos y estos fueron los comunes denominadores de aquellos que han sido un verdadero éxito.

Espero que todos estos puntos más, obviamente, tu pasión por lo que haces, te garanticen una rentabilidad asegurada del evento que llevas adelante.

Fotografía cortesía de Scott Beale via photo pin cc.


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Emiliano Pérez Ansaldi

Sobre Emiliano Pérez Ansaldi


Director Creativo especialista en dirección de grupos. Formador y consultor en uso corporativo de Redes Sociales y Community Management Técnico SEO, Web Analyst e intento de evangelizador en Usabilidad web Docente outsourcing de Marketing digital y Social Media Marketing Mas de 18 años de experiencia en control y dirección de procesos gráficos tanto on como offline. Blogger por catarsis y proyecto permanente de fotógrafo