¿Estudias o trabajas? Escribo emails

Quién más, quién menos, lee y escribe un montón de emails a diario. El email se ha convertido en un canal de comunicación “de amplio espectro” sustituyendo totalmente a métodos en desuso como el correo postal o el fax.
La facilidad para anexar documentos, amén de ciertas ventajas de las instalaciones corporativas (respaldos automáticos de los servidores en red, molones dominios corporativos del tipo @miempresa.com, etc.) han convertido al email en una de las principales herramientas de trabajo.
Convive con mi “odiado” teléfono, mucho más disruptivo para nuestro ritmo de trabajo, y aguanta con dignidad los empellones de las aplicaciones en la nube y las redes sociales y servicios de mensajería.
No obstante, a pesar de su cotidianeidad, creo que es una herramienta que no sabemos usar correctamente. Como muchas otras cosas, nos la han plantado ahí, y hemos empezado a usarla sin pararnos a reflexionar sobre la mejor manera de hacerlo. Y un uso correcto puede evitarnos unos cuantos problemas y ahorrarnos mucho tiempo al día, tiempo que emplearemos en cosas más útiles y productivas.
No olvidemos que el correo electrónico es casi siempre un medio y casi nunca un fin. Démosle, por tanto, la importancia que merece, pero no más.
Aquí os dejo doce hábitos que, en mi experiencia, pueden resultar de utilidad para todo aquel que se vea en la tesitura de usar el correo electrónico de manera intensiva en su trabajo o vida personal:

1. No tengas todo el rato abierto el cliente de correo

Una de las ventajas del email, por ejemplo respecto del teléfono, es que no es muy “intrusivo”. En buena medida, somos nosotros los que le otorgamos o denegamos esa “intrusividad”.
El primer acto, y fundamental, es hacer que seamos nosotros los que mandemos sobre el email y no el email sobre nosotros. Y, para ello, el paso esencial es: abre tu cliente de correo sólo cuando vayas a trabajar con él.

2. Elimina las alarmas o avisadores de correo entrante

Ligado al anterior punto está el tema de los avisadores. Elimina por completo todos los avisadores de mail: menús o ventanas emergentes, sonidos, etc. Sólo van a conseguir llamar tu atención y que la desvíes hacia ellos, cuando estás haciendo otra cosa.
Si eres tú quien manda, comienza a ejercer y desactiva todos los avisadores de tu cliente y de tu móvil; sin fisuras, sin prisioneros.

3. Limita tu tiempo y frecuencia de procesamiento

Cuando, por fin, abras tu cliente y te pongas a trabajar con tu correo, limita el tiempo que vas a dedicar a ello. Esto se llama trabajar por lotes.
Además, es importante que establezcas cada cuánto vas a abrir tu cliente de correo y ponerte a procesar los mensajes entrantes. Naturalmente, esto depende de la naturaleza del trabajo de cada uno pero, no te autoengañes; la mayoría de las personas funcionarían perfectamente con una o dos revisiones al día de su correo electrónico.

4. Siempre que abras un correo electrónico toma una decisión y lleva a cabo una acción

Es fundamental que, tras leer un correo, determines qué se requiere de ti en ese correo. Si es meramente informativo tienes dos opciones: archivarlo o tirarlo a la papelera. Si requiere que hagas algo, decide qué es esto exactamente y obra en consecuencia.
No estoy diciendo que hagas lo que te piden pero sí que te reenvíes a ti mismo el correo, por ejemplo, modificando el asunto para que exprese el tema del correo y la acción que has de hacer. Modificar los asuntos de los correos y escribir el contenido con claridad, son dos pautas sencillas que aumentarán la efectividad de tus correos hasta límites desconocidos.

5. Apóyate en el calendario

Seguro que tienes un calendario asociado a tu correo. Si no, siempre puedes recurrir a herramientas gratuitas como Google Calendar.
Si la acción que se requiere de ti debe hacerse en una fecha y hora determinada, añade esta acción al calendario inmediatamente. Puedes incluir el correo como anexo, para disponer ahí de toda la información, o puedes archivarlo. Eso sí, piensa en un sistema de archivado que no solo sirva para guardar cosas sino también para encontrarlas rápidamente (algo de Perogrullo pero un problema recurrente).

6. Reduce el tamaño de los correos que envías y sé claro

No escribas tochos o, si lo haces, guarda unas pequeñas normas a la hora de escribirlos:>

  • Escribe lo principal, lo que tú requieres, en la primera línea.
  • Utiliza las siguientes 3-5 líneas para dejar claro el objeto del correo, hacia quien va dirigido y los plazos en que esperas que sea respondido.
  • Deja el rollo, si es necesario, para el final.

Un interesante consejo de Berto Pena es reducir el tamaño de la ventana donde escribes tus correos. Eso hace que tengas que adaptarte a un espacio más reducido y tus correos, inconscientemente, sean más breves. Es un autoengaño, claro, pero te puede funcionar.

7. Piensa antes de escribir y no contestes “en caliente”

Cumplir con la exigencia de claridad y brevedad que te hago en el punto anterior no es algo innato. Es necesario pensar, un minuto, sobre qué voy a escribir, por qué, a quién y para qué.
Yo utilizo un papel, garabateo cuatro cosas (a veces con aspecto realmente inconexo y lamentable) y a continuación escribo.
Si se trata de un “mail bomba” con una mala contestación, alguien que se sale de tono, etc. mi consejo es aún más extremo: no contestes hasta el día siguiente. Me he metido en demasiados líos, completamente evitables, por contestar rápido y sin reflexionar. Evita lo evitable.

8. Deja sólo mensajes no leídos en la bandeja de entrada

Tu bandeja de entrada es, y debe ser, eso: el punto de recolección de todos tus correos. Pero una vez leído un correo debes cargártelo de ahí. Algunas carpetas útiles que puedes manejar, aparte de la papelera y tu sistema de archivos, son: “En espera” para todos los correos en los que te deben algo y/o debes seguir y “Próximo” para todos los correos en los que tú tienes algo que hacer.
Llegar a no tener mensajes en tu bandeja de entrada, es algo que se denomina “Inbox cero”. Es una leyenda urbana de la productividad personal, una especia de cinturón negro de los productivos… eso sí, prepárate a que cuando lo hayas conseguido, venga algún gracioso y te diga: “¡Joder! Ya lo entiendo, es que a ti no te mandan ningún correo, ¡así cualquiera!”.
Be water, my friend, o piensa que ahora tienes más tiempo para pensar en el crimen perfecto.

9. Crea una subcarpeta “Leer” y lee en cualquier ocasión

Hay muchísimo correos en los que no se requiere nada de ti. Simplemente son “FYI”, es decir, “For Your Information”. Personalmente, intento aplicar a estas lecturas un sistema por lotes similar al que te propongo aplicar sobre tu bandeja de entrada: creo una carpeta “Leer”, los voy guardando ahí y los leo en los huecos del día a día.
Aprovecho, o intento, los tiempos muertos para leerlos. Si me voy a una reunión, me imprimo varios y aprovecho el habitual retraso de los impuntuales para leerlos. Lo mismo si me desplazo en tranvía, coche, etc. Hay un montón de pequeños huecos a los largo del día a los que se les puede dar una mayor utilidad que estar pensando en Babia.
Es un hábito. Hay que trabajarlo.

10. Elige bien los destinatarios, le gente que va en copia y no uses la copia oculta

Las personas de las que requieres algo deben ir en el “Para:” y harías bien en dirigirte a ellos explícitamente en el saludo del correo o, al menos, en esas primera 5 líneas críticas de las que hemos hablado. No dejes lugar a la duda. Cuando algo es para muchos, al final no es para nadie.
Piensa un poco en la gente que incluyes en el “Para:” o en copia. Si te resulta jodido sobrevivir a tanto email diario, sé un poco empático y no recetes a los demás la medicina que tanto te disgusta a ti.
Elimina el “por si acaso” y la mentalidad defensiva (para que quede constancia) de tus correos. Reconoce que si las cosas se tuercen, no vas salvar el culo por ir blandiendo un email como “prueba irrefutable”.
Y no metas a nadie en copia oculta. Es mezquino. Si quieres informar, al menos cúrrate un reenvío. Además, evitarás situaciones surrealistas de una persona contestando a un correo en el que no figura como destinatario, liándose parda.

11. Filtra y ve al origen para eliminar las causas raíces

Dos consejos rápidos, en este punto:

1) Utiliza filtros para esos correos automáticos, o que cumplen algún patrón que permite identificarlos, a los que se les puedan aplicar. Hay un montón de reportes generados por aplicaciones o informes periódicos que no necesitan ninguna acción inmediata, ni siquiera ser leídos. Haz que desaparezcan de tu radar y muévelos directamente a tu sistema de archivo.

2) Si detectas emails que no debes recibir, vete al origen: elimina la subscripción a ese boletín, pide a tu compañero que no es necesario que te incluyan en ese tema, etc. Atacar los síntomas jamás ha curado ninguna enfermedad. ¿No has aprendido nada del Dr. House?

12. Cierra el cliente de correo al terminar

Sé que soy un cansino pero, no te quejes, que en el punto anterior te dado un 2×1.
Hay que cerrar en círculo, algo que parece no aprender el cine español.
Cuando acabes de procesar tu correo, ponte a HACER. Con mayúsculas. A nadie le pagan por escribir o leer correos. Ahora piensa en cuánto tiempo dedicas a ello, para ser algo por lo que no te pagan. No todo es dinero, piensa en términos de coste de oportunidad: ¿Cuántas cosas estás dejando de hacer, por ser un esclavo del email?



Rompe tus cadenas, aplica estos sencillos consejos, conviértelos en hábitos y me cuentas cómo te va.
Eso sí, por favor usa los comentarios, no se te vaya a ocurrir contármelo por email.



Imagen destacada cortesía de Shutterstock.


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Rubén Alzola

Sobre Rubén Alzola


Rubén Alzola escribe en su blog sobre productividad personal, GTD, comunicación y liderazgo. Aboga por la diferenciación, personal y profesional, como camino único y sin retorno hacia la excelencia. Ha estudiado Ingeniería Informática, Postgrado en Coaching y Liderazgo Organizacional y MBA. Actualmente trabaja como Consultor de Servicio al Cliente.